06 Oktober 2015

Video Tentang FINA for Manufacturing

Saya melihat video berikut ini di Youtube dan mendapati bahwa betul sekali ada banyak pabrik yang belum menggunakan sistem. Kalau pun ada menggunakan sistem, belum terintegrasi dengan sistem akuntansinya.
Akibatnya, inventory-nya sulit untuk diketahui dengan tepat.

Berikut ini video yang saya maksud.


Sulit sekali untuk menemukan software produksi yang bagus dan terintegrasi dengan software akuntansi yang bagus. Mungkin FINA for Manufacturing salah satunya.

17 September 2015

Kerugian Bila Tidak Menggunakan Software Akuntansi

Sampai saat ini masih ada 80% perusahaan di Indonesia yang belum menggunakan software akunting. Cukup mengherankan.
Pada artikel saya sebelumnya sudah saya paparkan alasan-alasan apa saja yang biasa dilontarkan oleh para pebisnis yang belum mau pakai Accounting Software.

Kali ini saya mau membahas tentang kerugian apa saja bila sebuah perusahaan tidak menggunakan software akuntansi.

Bagian pertama adalah kerugian dari internal:
Bila bisnis Anda banyak mengandalkan penjualan kredit, maka piutang Anda adalah salah satu hal yang penting untuk dimonitor. Tanpa adanya software akuntansi yang terintegrasi dengan modul Piutang, berarti Anda harus pantau piutang Anda melalui excel atau manual dengan kertas. Berapa banyak cashflow Anda yang nyangkut di piutang hanya karena Anda telat menagih piutang?

Masih di bagian internal, bila bisnis Anda banyak menyimpan inventory, apakah Anda bisa memantau stock mana yang fast moving dan slow moving? Telat menyediakan stock berarti Anda kehilangan potensi sales. Stok yang terlalu banyak akan memacetkan cash flow Anda.
"Software Akuntansi bisa membuat Anda lebih Profit dan berlimpah Cashflow"
Bagaimana dengan biaya Anda? Apakah selalu Anda pantau? Menurut Shigeo Shingo, "biaya yang paling bahaya adalah biaya yang tidak kita kenal". Apakah Anda sudah tahu ke mana saja semua uang Anda pergi? Software akuntansi bisa membantu Anda melacak ke mana perginya uang yang dengan susah payah Anda kumpulkan dari penjualan.

Bagian kedua adalah dari eksternal:
Apakah Anda tahu berapa persisnya HPP Anda? Atau Anda termasuk pebisnis yang masih mengandalkan intuisi? Saat kompetisi masih lembek, mungkin Anda tidak perduli dengan profit margin Anda. Namun bila kompetisi mulai mengganas, Anda harus berhati-hati menentukan harga jual Anda agar bisnis Anda tetap kompetitif. Software akuntansi yang terintegrasi dengan modul persediaan mampu membantu Anda menghitung harga pokok penjualan secara akurat sehingga Anda tahu persis berapa keuntungan kotor dari setiap penjualan Anda.

Kesimpulannya: Bila Anda tidak menggunakan software akuntansi, kemungkinan Anda belum menyadari betapa besarnya Cashflow Anda yang nyangkut dan Profit yang hilang yang seharusnya sudah menjadi milik Anda.

Artikel lain saya membuktikan bahwa semua kerugian itu bisa dicegah dengan memonitor angka-angka yang muncul di software akuntansi. Dengan kata lain, software akuntansi bisa membuat Anda lebih profit dan berlimpah cashflow.

10 September 2015

Cara Meningkatkan Kapasitas Produksi

Saya banyak bertemu dengan pemilik pabrik. Secara umum, kondisi industri manufaktur di Indonesia masih bagus. Artinya adalah: Order yang masuk melebihi kapasitas produksi. Dengan kata lain, kapasitas produksi pabriklah yang membatasi perusahaan tersebut untuk menjual lebih banyak.

Apa yang terjadi bila kapasitas tidak dinaikkan namun penjualan meningkat? Orderan akan menumpuk. Apakah ada cara untuk meningkatkan penjualan tanpa harus meningkatkan kapasitas produksi, yang umumnya mengharuskan untuk beli mesin produksi baru yang harganya azubilah mahalnya.

Tulisan berikut ini akan menunjukan caranya meningkatkan kapasitas produksi tanpa harus membeli mesin produksi yang baru.

Mari kita lihat sebuah skenario. Sebuah pabrik akan memproduksi produk A dengan 4 proses seperti berikut ini:

Misalkan 1 proses untuk memproses barang A adalah 10 menit. Jadi dari bahan baku hingga jadi A memerlukan 40 menit.
Kalau ada order masuk untuk memesan 100 buah A maka waktu yang diperlukan adalah: 40 menit x 100 = 4000 menit.

Hal ini terjadi bila proses 2 hanya bisa bekerja bila proses 1 telah menyelesaikan semua orderan.











Gambar prosesnya akan seperti ini:
Kondisi ini kita sebut dengan Production Batch size (jumlah yang akan diproduksi) = Transfer Batch size (jumlah yang dipindahkan ke masing-masing proses).

Bagaimana bila kita memangkas Transfer Batch size menjadi 1/2. Apa yang akan terjadi?
Mari lihat ilustrasi berikut ini:
Perhatikan di sini. Proses 2 sudah bisa dimulai saat proses 1 sudah selesai 1/2. Begitu juga proses 3 sudah bisa mulai saat proses 2 sudah selesai 1/2.
Berapa waktu total yang diperlukan untuk menyelesaikan 100 buah A dengan cara seperti ini?
Mari kita hitung:
50 x 10' di proses 1 = 500'
50 x 10' di proses 2 = 500'
50 x 10' di proses 3 = 500'
100 x 10' di proses 4 = 1000'
Total = 2500 menit.

Bandingkan dengan cara sebelumnya yang memerlukan 4000 menit. Ini adalah peningkatan produktifitas sebesar 37,5%.
Ini baru memotong transfer batch size menjadi 1/2. Apa yang akan terjadi bila transfer batch size-nya dijadikan 1?
Dengan cara yang sama, kita bisa menyelesaikan semua 100 A dalam waktu 1030 menit. Sebuah peningkatan 74,25%.

Metode yang sangat sederhana ini sudah dilakukan oleh banyak pabrik-pabrik Jepang. Itu alasannya mengapa produksi mereka sangat efisien.
Pertanyaannya adalah: Apakah Anda sudah melakukan hal yang sama untuk pabrik Anda? Sederhana sekali. Tinggal potong Transfer Batch Size Anda sekecil mungkin.

Pada dasarnya semua pabrik sudah mengetahui hal ini. Sebagai contoh, sebuah pabrik baut di Tangerang yang menyuplai baut ke sebuah pabrik motor jepang sudah mempraktekan hal ini. Dalam kondisi normal, transfer batch size-nya adalah 1 drum besar. Pada kondisi sedang mempercepat produksi, mereka mengubah transfer batch size-nya dari drum besar menjadi ember kecil. Yang lucunya adalah, setelah kondisi normal kembali, transfer batch size-nya kembali ke drum besar.

Mengapa bisa seperti itu? Kita akan bahas di artikel berikutnya.

Untuk sementara ini, bila ada yang Anda ingin didiskusikan/ tanyakan, silakan tinggalkan pesan di bawah ini.

08 September 2015

Meningkatkan Produktivitas Sebuah Perusahaan Manufaktur

Beberapa waktu yang lalu, sebuah pabrik plastik terbesar di daerah Cikarang menceritakan kondisi pabrik mereka saat itu.
Mereka sudah mempunyai software untuk sistem produksi mereka. Buatan seorang programmer freelance yang saat ini sudah sulit untuk dihubungi. Software ini makin lama makin lambat seiring dengan penambahan data.
Selain itu mereka juga mempunyai software akuntansi yang berbeda, tidak terintegrasi dengan software produksinya.
Kondisi ini menimbulkan ketidak efisiensian karena data hasil produksi harus diinput ulang ke dalam software akuntansi. Begitu pula sebaliknya saat ada pembelian, data dari software akuntansi harus diinput lagi ke software produksi.
Kondisi ini mengakibatkan hal-hal berikut ini:

  1. Informasi stock tidak up-to-date. Mereka sulit mengetahui sebetulnya ada berapa banyak bahan baku, WIP atau Finished goods yang tersedia. Akibatnya mereka over-stock untuk menghindari kekurangan stok. Efeknya adalah cash flow terganggu uang nyangkut di persediaan.
  2. Dibutuhkan banyak orang hanya untuk input ulang transaksi yang terjadi. Dengan meningkatnya upah minimum, penambahan tenaga kerja akan menambah biaya perusahaan. Bukan cuma itu, karena proses input ulang terjadi di banyak bagian, kesalahan tidak dapat dihindari. Faktor human error ini mengakibatkan informasi yang dihasilkan tidak dapat diandalkan.
  3. Laporan keuangan juga sering terlambat. Hal ini mengakibatkan direksi tidak bisa mengambil keputusan yang tepat waktu.
"Informasi stock tidak real-time, Cost tinggi, produktivitas staff produksi tidak diketahui"
Kondisi ini mulai berubah setelah mereka menggunakan FINA for Manufacture. Dengan sistem produksi yang terintegrasi ke software akuntansi, maka ada banyak pekerjaan input data yang bisa dihilangkan.
Bukan hanya itu, informasi stock baik Raw Material, WIP maupun Finished goods bisa dilacak dengan mudah, bahkan bisa diketahui hingga di level mesin.
Informasi apa yang terjadi di Floor produksi bisa didapat secara real-time. Order apa yang sedang jalan, sudah sampai di mana progress produksinya bisa langsung diketahui oleh pihak Marketing sehingga kepuasan pelanggan bisa dipertahankan.

Dan terakhir, karena sistem baru ini menyimpan Bill of Material (BOM) secara detail lengkap dengan production routing-nya, maka perhitungan cost produksi bisa didapatkan secara akurat.

Bila Anda ingin agar produktivitas pabrik Anda meningkat, sudah saatnya Anda menggunakan software produksi yang terintegrasi dengan akuntansi.

07 September 2015

Menaikkan Penjualan Dengan Software Akuntansi

Suatu hari, seorang pemilik pabrik & distributor agro chemical terbesar di Indonesia bercerita kepada saya. Setelah menggunakan FINA Accounting software yang dilengkapi dengan Sales Force Automation buatan mobilecom serta sebuah sistem Business Intelligent, beliau berhasil meningkatkan penjualan sebesar 30%, cost turun 10%, inventory turn over turun dari 3,5 bulan jadi 2,5 bulan dan profit naik 4%.

Saya sangat antusias mendengar hal ini. Lalu saya bertemu dengan beliau untuk bertanya bagaimana cara beliau melakukan hal tersebut. Beliau dengan murah hati membagikan triknya.

  1. Pertama: pasang target penjualan dan biaya kepada semua salesman.
  2. Kedua: Dapatkan laporan penjualan dan biaya setiap hari H+1. 
  3. Ketiga: Saat mendapat laporan, cek pencapaian penjualan dan realisasi biaya per masing-masing salesman.
  4. Keempat: Salesman yang tidak mencapai target akan ditegur.
  5. Kelima: Salesman yang sudah ditegur namun tetap tidak bisa memperbaiki kinerja akan diganti.
Hanya itu.

Saya terkesan. Ternyata sederhana sekali. Namun beliau tekankan, 5 proses di atas hanya bisa dilakukan apabila mereka sudah menggunakan IT yang canggih. Tanpa FINA, informasi di atas mustahil untuk didapatkan H+1. Beliau bahkan mengakui bahwa FINA for Distributor yang mereka gunakan "Top banget".

Dari situ, saya berkesimpulan bahwa teori berikut ini benar adalah:
"Apa yang bisa Anda ukur, bisa Anda kontrol. Apa yang bisa Anda kontrol, bisa Anda tingkatkan". 
Bos tadi menutup pembicaraan dengan mengatakan: Ke depannya, hanya perusahaan dengan IT yang kuatlah yang mampu bertahan di dalam persaingan bisnis.

Semoga artikel ini bisa membantu Anda meningkatkan omset, profit & cashflow perusahaan Anda melalui software akunting.

06 September 2015

Mengapa Setiap Bisnis Harus Menggunakan Software Akuntansi?

Bisnis di Indonesia cukup unik. Menurut survei yang pernah dilakukan oleh Imamatek, 80% perusahaan di Indonesia belum menggunakan Accounting Software. Yang menariknya adalah, bisnis yang di survei bukan tergolong perusahaan kecil. Jumlah karyawan mereka sudah di atas 10 orang. Omset mereka sudah mencapai milyaran.

Pertanyaannya adalah: Mengapa banyak bisnis di Indonesia belum atau tidak menggunakan Accounting Software?
Berikut jawaban menurut analisa saya pribadi.

"Hukum perpajakan yang belum ditegakkan dengan baik dan iklim bisnis yang tidak kompetitif adalah 2 alasan utama mengapa 80% bisnis di Indonesia belum menggunakan software akuntansi".
Kurang Pemahaman Akuntansi
Tadinya saya berpikir karena pemilik bisnisnya kurang mengerti tentang akuntansi, namun kalau di lihat di negara lain seperti US & Australia, kebanyakan pemilik bisnisnya juga tidak memahami akuntansi. Namun penetrasi software akuntansi di negara-negara tersebut sudah hampir di semua perusahaan, baik kecil maupun besar. Jadi menurut saya bukan ini alasannya.

Hukum Perpajakan Yang Kurang Ketat
Kalau melihat perbedaan antara negara maju & negara berkembang, saya bisa melihat adanya perbedaan dalam hal penegakan hukum, terutama hukum perpajakan. Bila di negara maju, Anda tidak membayar pajak dengan benar akan menyebabkan pemiliknya dipenjara. Sampai saat ini, masih sangat sedikit sekali cerita orang dipenjara gara-gara tidak bayar pajak. Ini adalah alasan pertama yang menyebabkan banyak perusahaan di Indonesia belum menggunakan software akuntansi.

Saya yakin saat penegakan peraturan perpajakan di Indonesia diperketat, persentase pengguna software akuntansi di Indonesia akan jauh meningkat.

Iklim Bisnis Yang Tidak Kompetitif
Saya dulu bertanya-tanya, mengapa pengusaha yang tidak memiliki laporan keuangan namun bisnisnya baik-baik saja, bahkan terus berkembang. Pertanyaan saya terjawab saat mendengar Pak Harjono Darto, seorang konsultan dan pakar di bidang financial dan managerial Accounting menjelaskan mengenai hal ini. Para pengusaha memang tidak memiliki laporan keuangan standard seperti Neraca, Laba rugi dan arus kas. Namun mereka memiliki catatan buku bank, daftar piutang, dan kartu stok. Walaupun bentuknya berbeda, namun semuanya itu sebetulnya sudah merupakan laporan keuangan. Dari situ saya sudah paham. Para pebisnis sebetulnya ada 'laporan keuangan', namun masih manual dan tidak standard.

'Laporan Keuangan' tersebut, karena dibuat secara manual akan berakibat tidak akurat dan lambat sehingga tidak dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan. Dalam kondisi industri yang bertumbuh, daya saing tidak terlalu penting karena margin keuntungan relatif lebih tinggi. Jadi tanpa informasi keuangan yang akurat pun, bisnis mereka tetap bisa bertumbuh dan bertahan sehingga para pebisnis merasa belum butuh software akuntansi. Ini adalah alasan kedua mengapa banyak perusahaan di Indonesia belum menggunakan software akuntansi.

Kondisi Mulai Berubah
Bila kita perhatikan, 2 alasan utama pebisnis belum menggunakan software akuntansi bisa dikategorikan sebagai faktor makro. Sayangnya kedua kondisi ini tidak statik. Pelan tapi pasti, peraturan perpajakan dan penegakannya mulai digalakkan. Kurs dollar yang naik turun tiada kepastian juga memaksa pebisnis untuk berhati-hati dalam mengambil keputusan bisnis bila ingin tetap untung.

Bila saatnya sudah tiba, hanya perusahaan yang sudah menggunakan software akuntansilah yang bisa bertahan. Pertanyaannya adalah: Apakah perusahaan Anda sudah siap menghadapi hukum perpajakan yang semakin ketat dan iklim bisnis yang lebih bersaing?

Bila Anda termasuk 80% pemilik bisnis yang belum menggunakan software akuntansi, silakan pertimbangkan untuk menggunakan FINA Accounting Software yang bisa memberikan solusi terpelik sekalipun mengenai bisnis Anda.