Video Tentang FINA for Manufacturing

Saya melihat video berikut ini di Youtube dan mendapati bahwa betul sekali ada banyak pabrik yang belum menggunakan sistem. Kalau pun ada menggunakan sistem, belum terintegrasi dengan sistem akuntansinya.

Akibatnya, inventory-nya sulit untuk diketahui dengan tepat.

Berikut ini video yang saya maksud.

Sulit sekali untuk menemukan software produksi yang bagus dan terintegrasi dengan software akuntansi yang bagus. Mungkin FINA for Manufacturing salah satunya.

Cara Meningkatkan Kapasitas Produksi

Saya banyak bertemu dengan pemilik pabrik. Secara umum, kondisi industri manufaktur di Indonesia masih bagus. Artinya adalah: Order yang masuk melebihi kapasitas produksi. Dengan kata lain, kapasitas produksi pabriklah yang membatasi perusahaan tersebut untuk menjual lebih banyak.

Apa yang terjadi bila kapasitas tidak dinaikkan namun penjualan meningkat? Orderan akan menumpuk. Apakah ada cara untuk meningkatkan penjualan tanpa harus meningkatkan kapasitas produksi, yang umumnya mengharuskan untuk beli mesin produksi baru yang harganya azubilah mahalnya.

Tulisan berikut ini akan menunjukan caranya meningkatkan kapasitas produksi tanpa harus membeli mesin produksi yang baru.

Mari kita lihat sebuah skenario. Sebuah pabrik akan memproduksi produk A dengan 4 proses seperti berikut ini:

Misalkan 1 proses untuk memproses barang A adalah 10 menit. Jadi dari bahan baku hingga jadi A memerlukan 40 menit.

Kalau ada order masuk untuk memesan 100 buah A maka waktu yang diperlukan adalah: 40 menit x 100 = 4000 menit.

Hal ini terjadi bila proses 2 hanya bisa bekerja bila proses 1 telah menyelesaikan semua orderan.

Gambar prosesnya akan seperti ini:

Kondisi ini kita sebut dengan Production Batch size (jumlah yang akan diproduksi) = Transfer Batch size (jumlah yang dipindahkan ke masing-masing proses).

Bagaimana bila kita memangkas Transfer Batch size menjadi 1/2. Apa yang akan terjadi?
Mari lihat ilustrasi berikut ini:

Perhatikan di sini. Proses 2 sudah bisa dimulai saat proses 1 sudah selesai 1/2. Begitu juga proses 3 sudah bisa mulai saat proses 2 sudah selesai 1/2.
Berapa waktu total yang diperlukan untuk menyelesaikan 100 buah A dengan cara seperti ini?
Mari kita hitung:
50 x 10' di proses 1 = 500'
50 x 10' di proses 2 = 500'
50 x 10' di proses 3 = 500'
100 x 10' di proses 4 = 1000'
Total = 2500 menit.

Bandingkan dengan cara sebelumnya yang memerlukan 4000 menit. Ini adalah peningkatan produktifitas sebesar 37,5%.
Ini baru memotong transfer batch size menjadi 1/2. Apa yang akan terjadi bila transfer batch size-nya dijadikan 1?
Dengan cara yang sama, kita bisa menyelesaikan semua 100 A dalam waktu 1030 menit. Sebuah peningkatan 74,25%.

Metode yang sangat sederhana ini sudah dilakukan oleh banyak pabrik-pabrik Jepang. Itu alasannya mengapa produksi mereka sangat efisien.
Pertanyaannya adalah: Apakah Anda sudah melakukan hal yang sama untuk pabrik Anda? Sederhana sekali. Tinggal potong Transfer Batch Size Anda sekecil mungkin.

Pada dasarnya semua pabrik sudah mengetahui hal ini. Sebagai contoh, sebuah pabrik baut di Tangerang yang menyuplai baut ke sebuah pabrik motor jepang sudah mempraktekan hal ini. Dalam kondisi normal, transfer batch size-nya adalah 1 drum besar. Pada kondisi sedang mempercepat produksi, mereka mengubah transfer batch size-nya dari drum besar menjadi ember kecil. Yang lucunya adalah, setelah kondisi normal kembali, transfer batch size-nya kembali ke drum besar.

Mengapa bisa seperti itu? Kita akan bahas di artikel berikutnya.

Untuk sementara ini, bila ada yang Anda ingin didiskusikan/ tanyakan, silakan tinggalkan pesan di bawah ini.

Meningkatkan Produktivitas Sebuah Perusahaan Manufaktur

Beberapa waktu yang lalu, sebuah pabrik plastik terbesar di daerah Cikarang menceritakan kondisi pabrik mereka saat itu.
Mereka sudah mempunyai software untuk sistem produksi mereka. Buatan seorang programmer freelance yang saat ini sudah sulit untuk dihubungi. Software ini makin lama makin lambat seiring dengan penambahan data.
Selain itu mereka juga mempunyai software akuntansi yang berbeda, tidak terintegrasi dengan software produksinya.
Kondisi ini menimbulkan ketidak efisiensian karena data hasil produksi harus diinput ulang ke dalam software akuntansi. Begitu pula sebaliknya saat ada pembelian, data dari software akuntansi harus diinput lagi ke software produksi.
Kondisi ini mengakibatkan hal-hal berikut ini:

1. Informasi stock tidak up-to-date. Mereka sulit mengetahui sebetulnya ada berapa banyak bahan baku, WIP atau Finished goods yang tersedia. Akibatnya mereka over-stock untuk menghindari kekurangan stok. Efeknya adalah cash flow terganggu uang nyangkut di persediaan.
2. Dibutuhkan banyak orang hanya untuk input ulang transaksi yang terjadi. Dengan meningkatnya upah minimum, penambahan tenaga kerja akan menambah biaya perusahaan. Bukan cuma itu, karena proses input ulang terjadi di banyak bagian, kesalahan tidak dapat dihindari. Faktor human error ini mengakibatkan informasi yang dihasilkan tidak dapat diandalkan.
3. Laporan keuangan juga sering terlambat. Hal ini mengakibatkan direksi tidak bisa mengambil keputusan yang tepat waktu.

"Informasi stock tidak real-time, Cost tinggi, produktivitas staff produksi tidak diketahui"

Kondisi ini mulai berubah setelah mereka menggunakan FINA for Manufacture. Dengan sistem produksi yang terintegrasi ke software akuntansi, maka ada banyak pekerjaan input data yang bisa dihilangkan.

Bukan hanya itu, informasi stock baik Raw Material, WIP maupun Finished goods bisa dilacak dengan mudah, bahkan bisa diketahui hingga di level mesin.

Informasi apa yang terjadi di Floor produksi bisa didapat secara real-time. Order apa yang sedang jalan, sudah sampai di mana progress produksinya bisa langsung diketahui oleh pihak Marketing sehingga kepuasan pelanggan bisa dipertahankan.

Dan terakhir, karena sistem baru ini menyimpan Bill of Material (BOM) secara detail lengkap dengan production routing-nya, maka perhitungan cost produksi bisa didapatkan secara akurat.

Bila Anda ingin agar produktivitas pabrik Anda meningkat, sudah saatnya Anda menggunakan software produksi yang terintegrasi dengan akuntansi.

Ini Penyebab Harga Produk Indonesia Tidak Bisa Murah

Wakil Menteri Perdagangan Indonesia, Bapak Bayu Krisnamurthi, pada acara  "Workshop Internasional SMEs in the Borderless Era, Shaping Opportunity in the Global Value Chain" di Hotel Borobudur, Jakarta, Rabu (1/10/2014) berkata: "Produk Indonesia sulit bersaing harga dengan produk Tiongkok. Tiongkok dapat menjual produk dengan harga murah karena produksinya besar. Dari produksi yang cukup besar itu, timbul efisiensi pengeluaran biaya perusahaan, termasuk ongkos tenaga kerja. Karena produksi besar dan biaya rata-ratanya rendah".

Dari kutipan di atas saya dapat menyimpulkan bahwa Yang Terhormat Bapak Bayu masih menganut sistem Cost Accounting. 
Pada artikel saya terdahulu, saya sudah membahas bagaimana caranya sistem cost accounting membunuh daya saing sebuah perusahaan. Sekarang saya ingin membahas mengapa Cost Accounting diciptakan.

Laporan keuangan sebuah perusahaan secara garis besar akan terlihat sebagai berikut:
Penjualan
HPP(-)
------------------------------------------
Gross Profit
Biaya Marketing & Sales (-)
Biaya Umum & Administrasi (-)
-----------------------------------------
EBITDA
Depresiasi (-)
Amortisasi (-)
Bunga pinjaman (-)
------------------------------------------
EBT
Pajak (-)
------------------------------------------
Net Profit

Perhatikan baris pertama: Penjualan. Angka total penjualan adalah terdiri dari penjualan dari masing-masing produk.
Rumusnya adalah:
Sales(Total) = Sales(Produk A) + Sales(Produk B) + ..... + Sales(Produk N)

Dengan mudah kita bisa lihat penjualan per produk.
Namun ada godaan bagi pengambil keputusan untuk mengetahui produk mana yang memberikan kontribusi Net Profit yang paling tinggi/rendah. Tujuannya adalah agar mengetahui produk mana yang akan diteruskan/digenjot atau malah perlu dihentikan.

Di sini permasalahan mulai muncul.
Biaya operasional secara total dibentuk dari akumulasi biaya per masing-masing divisi.
Rumus biaya operasional total adalah:
Biaya(Total) = Biaya(Divisi A) + Biaya(Divisi B) + ..... + Biaya(Divisi N)

Lalu bagaimana caranya kita bisa mengetahui Laba rugi per produk?
Maka ide kreatif mulai muncul.
Rumus yang tadinya adalah:
Net Profit(total) = Sales(total) - Biaya(Total)    (*)

(*) catatan: Untuk menyederhanakan rumus, Sales yang dimaksud di sini adalah Net Sales di mana penjualan sudah dipotong dengan HPP. Biaya(total) adalah semua biaya yang mengurangi Gross Profit.

ingin diubah menjadi:
Net Profit(total) = Net Profit(produk A) + Net Profit(Produk B) + .... + Net Profit(Produk C)
yang berlanjut menjadi:

Net Profit(Total) = (Sales(Produk A) - Biaya(Produk A)) + (Sales(Produk B) - Biaya(Produk B)) + ... + (Sales(Produk N) - Biaya(produk N))

Apakah Anda masih bisa ikuti?
Nah, di sinilah muncul permasalahan.
Kita tidak mempunyai angka untuk biaya per produk. Kita hanya punya biaya per divisi.
Di sinilah mulai muncul istilah "Alokasi". Setiap biaya kantor akan dialokasikan ke Harga Pokok Produk (HPP).
Mulai dari: depresiasi, biaya listrik, sampai ke biaya gaji, termasuk gaji direktur.

Bagaimana caranya untuk melakukan alokasi, masing-masing perusahaan mempunyai caranya sendiri-sendiri. Saya sudah bahas beberapa contohnya di sini. 
Situasinya adalah: cara menghitung HPP hasil alokasi ini sudah mendarah daging di dalam sistem akuntansi sehingga saat ini sudah dianggap sebagai sebuah kebenaran.

Kembali ke kutipan Pak Bayu di atas. Beliau menganggap bahwa Tiongkok bisa efisien karena produksinya bisa banyak sehingga harga jualnya murah.
Pertanyaannya: Mana yang datang duluan? Produksi banyak atau harga murah?
Bagaimana kita bisa produksi banyak bila harganya mahal? Bagaimana harga kita bisa murah bila HPP-nya dibebankan dengan biaya depresiasi mesin yang harganya Milyardan?

Menjawab judul artikel saya: Penyebab harga produk Indonesia tidak bisa murah bukan karena jumlah produksinya kecil, tapi karena HPP-nya sudah dibebankan dengan biaya gaji direktur.
Bagaimana caranya bisa murah? Kembali ke dasar lagi. Hitung HPP hanya dari harga bahan baku saja. Dengan demikian harga jualnya bisa diturunkan. Kalau harga jual turun maka pembeli akan banyak beli. Kalau banyak yang beli maka jumlah produksi akan meningkat. Pada akhirnya laba kotor ini cukup untuk menutup biaya operasional.

Demikian dari saya. Semoga bisa memberikan pencerahan.

Cara Meningkatkan Daya Saing Industri Manufaktur Indonesia

Sebagai penyedia software akuntansi untuk pebisnis Indonesia, saya sering menghadapi situasi di sebuah perusahaan manufaktur yang ingin mencatat biaya produksi. Tujuan mereka mencatat biaya produksi adalah untuk mengetahui Harga Pokok Produksi (HPP). Pada akhirnya bila produk tersebut dijual, akan timbul Harga Pokok Penjualan (HPP).

Bagi Anda yang pernah kuliah di jurusan Akuntansi dan mengambil mata kuliah Cost Accounting di Intermediate 1, tentunya Anda akan diajarkan bahwa HPP atau bahasa Inggris-nya adalah Cost Of Goods Manufactured (COGM) terdiri dari:

1. Cost dari bahan baku (Raw Material)
2. Biaya langsung / Direct cost / Direct Labor
3. Overhead pabrik (Factory/Manufacturing Overhead atau FOH/MOH).

Maka akan didapatlah HPP.

Apakah ada yang salah dengan rumus di atas? Tidak ada yang salah bila digunakan pada situasi yang tepat. Namun bila disalah gunakan, maka akan berakibat menurunnya daya saing produk Anda dipasaran.

Mari saya jelaskan.

Teori cost accounting di atas ditemukan pada zaman revolusi industri di abad ke-18. Pada zaman itu, kebanyakan produksi dikerjakan oleh manusia. Kalau pun ada mesin, masih sebatas mesin manual yang harganya relatif murah. Pada zaman itu, biaya tenaga kerja dihitung berdasarkan hasil pekerjaan. 

Jadi kondisi saat itu adalah:

1. Biaya tenaga kerja dihitung berdasarkan hasil produksi (Variable Cost). Bila produksi naik, maka biaya tenaga kerja ikut naik. Bila produksi turun, biaya tenaga kerja ikut turun.
2. Overhead pabrik juga relatif kecil. Harga mesin relatif murah sehingga nilai depresiasi yang dibebankan relatif kecil.

Mari kita lihat zaman sekarang, terutama kondisi di Indonesia.

Gaji buruh pabrik sudah sangat jarang dihitung berdasarkan hasil produksi. Boro-boro hitung berdasarkan hasil produksi. Saat tulisan ini ditulis, para buruh masih sering demo untuk menuntut kenaikan UMP.

Bila buruh digaji tetap, apakah ada pengaruh bila produksi sedang rendah atau tinggi? Tidak ada. Mau produksi rendah, mau produksi tinggi, gaji buruh tetap sama. Bahkan bila tidak produksi sekalipun, gaji bulanan tetap harus dibayar (bila tidak ingin di-demo).

Bagaimana dengan overhead pabrik? Overhead pabrik biasanya terdiri dari biaya depresiasi mesin, biaya listrik dan utilitas lainnya, bahkan ada yang memasukkan gaji direktur ke dalam overhead pabrik.

Kondisinya sama dengan gaji buruh. Bila produksi sedang rendah, apakah depresiasi mesin dan gaji direksi akan berkurang? Jawabannya adalah tentu saja tidak.

Pada prakteknya, ada 2 cara yang biasa dilakukan oleh divisi accounting untuk membebankan biaya gaji & overhead:

1. Total gaji & overhead per bulan dibagi dengan hasil produksi dan dibebankan secara proposional.
2. Berdasarkan angka tahun lalu, dihitung standard overhead per output produksi. Sehingga setiap hasil produksi akan dibebankan dengan overhead yang standard.

Kedua cara di atas mempunyai efek samping yang negatif, yaitu:

1. Cara pertama akan menjadi kontra produktif bila produksi sedang rendah. Pada saat itu biaya gaji dan overhead tetap sama sehingga total biaya tersebut akan dibagi dengan angka yang kecil yang menghasilkan cost per produk menjadi bengkak.
2. Untuk cara kedua, malah sebaliknya. Saat produksi sedang tinggi, maka beban overhead akan menjadi lebih tinggi dibandingkan biaya actual. Hal ini akan menyebabkan angka biaya di laporan laba rugi menjadi negatif. Hal ini akan menyebabkan Anda salah menganalisa biaya.

Lalu apa yang harus dilakukan?

Kita hanya perlu mencatat biaya yang variable saja. Artinya: saat produksi naik, biaya akan naik. Saat produksi rendah, biaya ikut turun. Yang tidak termasuk biaya variable, jangan dibebankan ke HPP.

Yang termasuk biaya variable adalah:

1. Biaya Raw Material/Bahan baku.
2. Biaya gaji yang dihitung berdasarkan hasil produksi (ongkos kerja, dll).

Apa manfaat menghitung HPP seperti cara di atas?

1. Daya saing produk Anda akan meningkat. Bila tadinya Anda menghitung dengan pembebanan overhead HPP Anda adalah 10 ribu, maka Anda tidak mungkin bisa menjual di bawah harga 10 ribu. Tapi bila Anda hanya menghitung Raw material saja, maka kemungkinan HPP Anda hanya 5 ribu sehingga anda bisa  menjual dengan harga 7 ribu.
2. Sistem Akuntansi Anda juga menjadi sangat sederhana. Sederhana berarti mudah untuk dilacak dan dilaporkan serta lebih cepat.

Pada saat ide ini dilontarkan, umumnya respon yang saya terima adalah: Mana boleh hitung HPP seperti itu. Kan rugi? Mesin sudah dibayar mahal-mahal kok tidak dibebankan ke hasil produksi?

Pertanyaan saya kepada orang tersebut adalah: Setelah mesin itu dibeli, apakah biaya depresiasinya akan turun bila produksinya meningkat/menurun? Jawabannya adalah TIDAK. Begitu pula dengan gaji dan biaya lainnya.

Sebagai contoh: Saya pernah mengetahui sebuah pabrik yang baru membeli mesin seharga Rp. 50 Milyard. Fungsi mesin tersebut adalah untuk membungkus produknya dengan lebih cepat. Metode depresiasi yang digunakan adalah double declining (dengan alasan agar bisa mengurangi pajak). Bayangkan! Berarti biaya pada tahun pertama yang akan dibebankan ke HPP adalah Rp. 25 milyar. Anggap saja hasil produksinya sekitar 100 juta buah per tahun, maka HPP masing-masing produknya akan bertambah sebesar 250 rupiah. Hal ini akan menyebabkan produk tersebut tidak bisa lagi dijual dengan harga lama dan harus dinaikkan paling tidak Rp. 250.

Bukankah cara ini menjadi kontra produktif? Membeli mesin bukankah tujuannya agar produksi bisa lebih efisien dan ujung-ujungnya menurunkan biaya produksi dan meningkatkan daya saing? Lalu kenapa sekarang malah membeli mesin baru membuat HPP tambah mahal?

Negara China sudah lama menggunakan metode perhitungan HPP hanya dari raw material. Mesin produksi mereka canggih-canggih, sehingga produktifitasnya sangat tinggi. Walaupun mesinnya canggih dan mahal, namun harga jual produk mereka tetap ditekan murah. Itu sebabnya produk dari negeri tirai bambu ini murah-murah dan di-import ke mana-mana.

Nah, kembali ke Anda lagi. Bila Anda adalah pengusaha yang memiliki pabrik, coba cek lagi cara Anda menghitung HPP. Jangan-jangan, daya saing produk Anda rendah hanya disebabkan cara menghitung HPP-nya yang kurang mengikuti perkembangan jaman.

Demikian tulisan dari saya. Semoga bermanfaat.