Tampilkan postingan dengan label sistem. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label sistem. Tampilkan semua postingan

20 Juni 2019

Pelajaran Yang Dipelajari Dari Buku iWoz

Saya baru saja selesai membaca buku iWoz. Buku ini merupakan biografi dari Steve Wozniak.
Mungkin banyak orang awam tidak kenal siapa si Steve ini. Dia adalah salah satu pendiri Apple, perusahaan besar yang menelurkan Mac, iPhone dan segala yang berawalan dengan i.
Namanya dia tenggelam di bawah ketenaran Steve Jobs, yang lebih dikenal umum.

Buku ini, walaupun merupakan biografi, banyak menggunakan jargon-jargon teknis yang saya yakin bahkan orang komputer pun tidak bisa paham. Kebetulan latar belakang pendidikan saya adalah teknik elektro, jadi saya paham dan sangat menikmati buku ini.

Ada beberapa pelajaran penting yang berhubungan dengan bisnis, terutama start up technology yang saya pelajari dari buku ini.

Berikut pelajaran yang saya pelajari.



Tidak Ada Yang Namanya Sukses yang Tiba-Tiba. Semuanya Butuh Proses.

Kalau kita membaca buku sejarah Apple, sepertinya kelahiran komputer personal pertama yang bernama Apple 1 sangatlah mudah. Dalam sebuah computer club, si Steve Woziak mempresentasikan komputernya (yang masih telanjang) ke semua peserta. Lalu Steve Jobs melihat itu sebagai peluang, lalu dijuallah komputer itu ke toko elektronik. Dan bum, tiba-tiba dapat investor besar dan Apple melejit.
Cerita dongeng seperti itu yang biasanya beredar di banyak pebisnis. Terutama orang-orang yang mendirikan start up teknologi. Sangat berambisi untuk mencari Venture Capital besar, masuk modal besar, lalu bisnisnya booming dan si pendiri langsung menjadi miliarder.

Kalau kita lihat cerita dari sisi Steve (mulai sekarang kalau saya sebut Steve, artinya Steve Wozniak), perjalanan dia membangun komputer personal pertama dimulai dari kelas 3 SD. Ayahnya, yang kebetulan seorang insinyur elektro, sudah mengajarkan dia dasar-dasar listrik.

Steve sering menerima penghargaan di sekolahnya karena berhasil membuat Science Project yang paling keren di antara murid yang lain. Pembelajaran Steve mengenai elektro berlanjut hingga di SMA dia mulai merancang prosesor hanya dengan chip-chip digital di atas kertas. Jaman itu belum ada CPU (prosesor hanya dalam 1 chip).

Setelah mendapat kesempatan, dana & komponen yang dibutuhkan, baru dia bisa merealisasikan rancangannya itu. Jaman itu, komputer belum menggunakan monitor seperti sekarang. Steve adalah orang pertama yang mempunyai ide menghubungkan komputer ke TV. Nama Monitor adalah dia yang kasih.

Semua kejadian itu saling bertaut satu dengan yang lainnya membentuk perjalanan komputer Apple 1 yang kemudian disusul dengan Apple II yang fenomenal. Kalau dihitung dari awal dia merancang prosesor, bisa dibilang dibutuhkan waktu hampir 10 tahun Apple baru sukses.

Bila Anda Tidak Tertarik di Manajemen, Cari Partner Yang Tertarik.

Saat Steve merancang Apple I, sebetulnya dia masih bekerja di HP. Bahkan saat Apple sudah mendapat dana ratusan ribu dollar, dia masih belum mau resign dari HP sangking cintanya dia di situ. Akhirnya setelah Steve Jobs meminta teman-teman sekeliling Steve untuk membujuknya, baru dia mau bekerja full time di Apple, dengan catatan dia hanya mau mengurusi bagian engineering saja. Dia tidak tertarik untuk terlibat dalam bidang manajemen.

Oh, beruntungnya Steve mempunyai partner seperti itu. Tidak semua orang mempunyai kemewahan seperti itu. Saya sendiri pernah mempunyai partner bisnis. Awalnya kami membagi tugas. Saya di bidang teknis dan partner saya di bidang marketing. Tapi saya saat itu tidak tahu bahwa marketing tidak sama dengan majemen. Untuk membereskan chaos di internal, akhirnya saya terpaksa harus terjun ke bidang manajemen dan mempelajari banyak hal yang tidak ada hubungannya dengan engineering (HRD, sales, marketing, customer support, dan lain sebagainya).

Hal ini dibuktikan saat Steve resign dari Apple dan mendirikan CL9. Perusahaan ini hanya bertahan beberapa tahun saja karena (menurut saya) tidak ada orang yang mengurusi manajemen.

Jadi, kalau Anda seorang founder perusahaan dan orang teknis, pilihan Anda ada 2:
1. Cari partner yang satu visi dan jago di bidang manajemen & marketing
2. Atau Anda yang harus belajar dan mengurusi bidang tersebut.

Segalanya Ada Musimnya

Pelajaran ketiga yang saya pelajari adalah: segala sesuatu ada musimnya. 
Ada cerita di mana Steve mendapat order dari Atari untuk membuat sebuah game. Menurut Steve dia bisa lakukan. Tapi syarat dari Atari adalah: Game ini harus selesai dalam waktu 4 hari. Akhirnya, setelah melewati 4 hari siang malam berturut-turut tanpa tidur, dia berhasil melakukannya.

Itu waktu dia masih muda, masih kuat dan masih single. Ceritanya mulai berbeda di mana dia sudah mulai berumur, otomatis stamina sudah tidak sekuat dulu lagi.  Dan punya istri dan 2 anak. 
Pada kondisi itu, sangking dia tidak bisa konsen untuk bekerja, dia pergi ke hotel selama 4 minggu. Tujuannya agar dia bisa tenang dan bekerja. Sayangnya, selama 4 minggu itu dia tidak bisa membuat bahkan 1 baris kode pun. Dia sedang burnt out. 

Pada saat itu, dia sadar bahwa sebetulnya dia cukup membuat rancangan besarnya saja. Dia bisa menggaji beberapa insinyur muda untuk memikirkan dan merancang bagian rincinya.

Jangan Cari Investor

Steve, di bab terakhir bukunya, memberikan saran yang cukup mengejutkan. Berbeda dengan saran-saran buat start up pada umumnya, Steve tidak menyarankan Anda untuk mencari modal awal dari angel investor/venture capital.
Alasannya adalah: Investor mempunyai perspektif dan motivasi yang berbeda dengan inventor. Inventor biasanya mempunyai segala idealisme dan rancangan-rancangan yang mungkin akan bertentangan dengan keinginan pebisnis.

Jadi, saran Steve, bila Anda mempunyai ide inovasi yang menurut Anda bisa mengubah dunia, lakukan sendiri dulu. Miliki pekerjaan full time untuk menghidupi diri Anda. Kerjakan proyek itu di luar waktu kerja Anda. Bila Anda tidak mempunyai gairah untuk mengerjakan hal tersebut sepulang rumah, berarti proyek tersebut tidak berarti bagi Anda. Mendingan segara dihentikan.

Akhir Kata

Bagi saya, buku iWoz memberikan konfirmasi kepada diri saya sendiri bahwa keputusan untuk menjadi investor bagi diri saya sendiri sudah tepat. Saya tidak perlu buang waktu cari investor dan mengemis-ngemis untuk mendapatkan dukungan dana mereka. Setelah itu, saya juga bisa menghemat waktu saya yang akan terbuang untuk berdebat mengenai visi perusahaan bila berbeda dengan investor tersebut.

Demikian tulisan dari saya. Semoga bermanfaat bagi pembaca.

15 Maret 2018

Mengurus Balik Nama Mobil

Akhir Maret 2018, STNK mobil saya sudah perlu diperpanjang. Saya manfaatkan kesempatan ini untuk sekalian ganti nama mobil yang memang sudah saya beli.

Awalnya saya mau urus ke biro jasa saja. Saya bawa ke Biro Jasa Wijaya. Semuanya lancar sampai saat mereka akan menggesek nomor mesin mobil saya. Ternyata petugasnya kesulitan mencari nomor mesin ini. Setelah cari di youtube, akhirnya mereka mendapatkan lokasinya. Namun setelah dicoba digesek, nomornya tidak muncul dengan jelas.

Akhirnya mereka menyerah dan meminta saya untuk membawa mobil saya ke Samsat untuk melakukan uji fisik. Saya pikir: Tujuan saya pakai biro jasa adalah biar nggak repot. Tapi kalau sendiri yang harus ke Samsat, lebih baik sekalian urus sendiri saja semuanya.

Setelah dokumen diminta kembali, saya pelajari proses balik nama dari sebuah artikel. Hari Sabtu tanggal 10 Maret 2018 jam 7:00 saya mendatangi Samsat Jakarta Barat di Jalan Daan Mogot. Setiba di situ, berdasarkan informasi yang saya pelajari, saya langsung mencari bagian uji fisik. Di situ sudah terdapat beberapa mobil yang mengantri.

Saat saya tanya ke petugas, disampaikan bahwa saya cukup antri saja. Tapi saat saya duduk tenang di mobil, terlihat ada antrian orang di sebuah loket. Lalu saya turun dan tanya orang. Saya baru tahu ternyata mereka antri untuk mendapatkan form dan stiker untuk gesek mobil. Saya pun ikut antri dan dapatkan formnya juga.

Saat giliran mobil saya, asumsi saya akan berjalan lancar karena petugas pasti sudah pernah menangani mobil sejenis. Masak sih dia baru pertama kali pegang mobil Spin? Dugaan saya keliru. Petugas uji fisik juga mendapatkan hasil yang sama dengan orang biro jasa, terlalu halus.

Akhirnya mobil saya diminta untuk keluar dari antrian lalu disuruh tunggu. Petugasnya mondar-mandir tanya ke (dugaan saya) supervisornya. Setelah menunggu sekitar 30 menit, supervisornya datang dan membantu mencarikan nomor mesinnya. Ternyata yang tadinya kami duga adalah nomor mesin adalah salah. Ada nomor lain yang lebih menonjol. Sekarang nomor mesin sudah didapatkan.

Lanjut ke proses berikutnya, petugas mengarahkan saya untuk parkir mobil lalu kasih dokumen ke loket 2. Saya parkir dan ke loket 2. Petugas loket 2 suruh saya ke loket 1. Petugas loket 1 suruh saya isi dulu form-nya dengan lengkap. Saat form sudah hampir selesai saya isi, orang di sebelah saya tiba-tiba bilang: Form itu nggak perlu diisi. Oya? Begitu ya? Tapi karena sudah tanggung, saya lanjutkan, lalu saya kembalikan. Kali ini ke loket 3.

Saya diminta untuk tunggu lagi. Saat saya duduk, orang yang tadi kembali bertanya: Form-nya sudah diisi belum? Form? Form apa? Tanya saya. Dia tunjukkan sebuah form berwarna putih. Saya bilang saya tidak ada form itu. Dia suruh saya ke tempat foto copy. Foto copy saja semua dokumen yang diperlukan. Nanti dia akan kasih form yang sudah terisi. Lalu saya bergegas ke tempat fotocopy. Walaupun semua dokumen sudah saya copy, tetap saya copy ulang. Petugas fotocopy dengan sigap meng-kopi semua dokumen yang diperlukan, diurutkan dan distaples. Terus saya tanya: Formulirnya nggak dikasih? Dia bilang: Untuk balik nama nanti akan dikasih di lantai 3. Kalau isi sekarang percuma. O, begitu kataku.

Tidak lama kemudian, nama pemilik mobil yang lama dipanggil. Saya langsung ambil dokumen dan diarahkan menuju ke lantai 3. Di lantai 3, saya dikasih form untuk diisi. Selesai diisi, saya kembalikan ke petugas lengkap dengan dokumen-dokumen yang diperlukan. Tidak lama kemudian nama saya dipanggil, dokumen yang sekarang sudah di dalam map putih dikembalikan dan diminta ke lantai 4.

Naik ke lantai 4, saya sempat bingung harus mencari ke loket mana. Setelah bertanya ke petugas yang ada, saya serahkan dokumen saya ke loket yang ditunjuk. Sampai di sini saya belum mengeluar uang 1 sen pun. Tetapi saat nama saya dipanggil, saya diminta sepuluh ribu tanpa resi. Setelah saya bayar, dokumen dikembalikan lalu diminta kembali ke lantai 3 dan disuruh tunggu sampai beres.

Sampai beres? Berarti dalam 1 hari bisa selesai dong? Benar saja. Setelah saya kembalikan dokumen ke lantai 3, tidak lama kemudian saya dipanggil dan dikasih resi untuk bayar ke loket Bank DKI. Setelah bayar, STNK saya keluar dalam hitungan menit. Saat STNK diserahkan, petugas bilang, setelah ini saya perlu ke Polda untuk mengurus ganti nama BPKB. Beliau menawarkan kalau mau bisa dia bantu. Saya tanya berapa, dia bilang lima ratus ribu. Saya ucapkan terima kasih atas informasinya, bukan karena harganya, tapi menurut saya sudah tanggung.

Waktu sudah menunjukkan pukul 11:30. Sudah terlalu siang untuk ke Polda. Akhirnya saya putuskan Sabtu depan saja. Tapi ternyata Sabtu tanggal 17 Maret 2018 adalah hari libur nasional. Jadi terpaksa saya jadwalkan di hari Jumat pagi.

Jumat pukul 7:00 saya sudah tiba di Polda Metro Jaya di Jl. Jendral Sudirman. Saat saya mau masuk ke gedung Samsat saya cukup senang karena masih sepi. Tapi petugas mengarahkan saya untuk ruang tunggu. Saat saya membalikkan badan saya, jeng-jeng..., terlihat sekitar 50-an orang sudah duduk menunggu. Wah, ternyata saya tidak sepagi yang saya duga.

Setengah jam kemudian datang petugas memberikan instruksi. Yang mengurus sendiri, silakan masuk dulu. Wah, senangnya mendapat prioritas. Saat masuk, saya diberikan sebuah kartu RF ID. Ternyata kartu ini adalah kunci untuk semua proses. Dengan kartu ini form pendaftaran bisa dicetak, lalu cetak resi bank, juga saat penyerahan dokumen. Sampai di sini semuanya berjalan dengan lancar. Setelah menerima resi, saya diminta menunggu di lantai 2.

Petugas lantai 2 meminta saya untuk duduk dan menunggu sekitar 1 jam-an. Sekitar jam 9:30, nama saya dipanggil dengan BPKB yang sudah atas nama saya. Duh, senangnya.

Kesimpulan: Proses balik nama kendaraan bermotor sudah sangat baik. Waktu yang diperlukan relatif singkat (3,5 + 2,5 = 6 jam). Hampir tidak ada pungli. Namun tentu saja masih ada banyak ruang untuk perbaikan. Saya angkat topi untuk mengapresiasi pihak kepolisian dan pemda DKI yang sudah memperbaiki sistem ini.

Dari sisi bisnis, ada banyak yang bisa kita pelajari. Proses yang sudah hampir semuanya terkomputerisasi membuktikan bahwa sistem IT bisa mempercepat proses.

Demikian kisah saya. Semoga bermanfaat.

06 Oktober 2015

Video Tentang FINA for Manufacturing

Saya melihat video berikut ini di Youtube dan mendapati bahwa betul sekali ada banyak pabrik yang belum menggunakan sistem. Kalau pun ada menggunakan sistem, belum terintegrasi dengan sistem akuntansinya.
Akibatnya, inventory-nya sulit untuk diketahui dengan tepat.

Berikut ini video yang saya maksud.


Sulit sekali untuk menemukan software produksi yang bagus dan terintegrasi dengan software akuntansi yang bagus. Mungkin FINA for Manufacturing salah satunya.

17 September 2015

Kerugian Bila Tidak Menggunakan Software Akuntansi

Sampai saat ini masih ada 80% perusahaan di Indonesia yang belum menggunakan software akunting. Cukup mengherankan.
Pada artikel saya sebelumnya sudah saya paparkan alasan-alasan apa saja yang biasa dilontarkan oleh para pebisnis yang belum mau pakai Accounting Software.

Kali ini saya mau membahas tentang kerugian apa saja bila sebuah perusahaan tidak menggunakan software akuntansi.

Bagian pertama adalah kerugian dari internal:
Bila bisnis Anda banyak mengandalkan penjualan kredit, maka piutang Anda adalah salah satu hal yang penting untuk dimonitor. Tanpa adanya software akuntansi yang terintegrasi dengan modul Piutang, berarti Anda harus pantau piutang Anda melalui excel atau manual dengan kertas. Berapa banyak cashflow Anda yang nyangkut di piutang hanya karena Anda telat menagih piutang?

Masih di bagian internal, bila bisnis Anda banyak menyimpan inventory, apakah Anda bisa memantau stock mana yang fast moving dan slow moving? Telat menyediakan stock berarti Anda kehilangan potensi sales. Stok yang terlalu banyak akan memacetkan cash flow Anda.
"Software Akuntansi bisa membuat Anda lebih Profit dan berlimpah Cashflow"
Bagaimana dengan biaya Anda? Apakah selalu Anda pantau? Menurut Shigeo Shingo, "biaya yang paling bahaya adalah biaya yang tidak kita kenal". Apakah Anda sudah tahu ke mana saja semua uang Anda pergi? Software akuntansi bisa membantu Anda melacak ke mana perginya uang yang dengan susah payah Anda kumpulkan dari penjualan.

Bagian kedua adalah dari eksternal:
Apakah Anda tahu berapa persisnya HPP Anda? Atau Anda termasuk pebisnis yang masih mengandalkan intuisi? Saat kompetisi masih lembek, mungkin Anda tidak perduli dengan profit margin Anda. Namun bila kompetisi mulai mengganas, Anda harus berhati-hati menentukan harga jual Anda agar bisnis Anda tetap kompetitif. Software akuntansi yang terintegrasi dengan modul persediaan mampu membantu Anda menghitung harga pokok penjualan secara akurat sehingga Anda tahu persis berapa keuntungan kotor dari setiap penjualan Anda.

Kesimpulannya: Bila Anda tidak menggunakan software akuntansi, kemungkinan Anda belum menyadari betapa besarnya Cashflow Anda yang nyangkut dan Profit yang hilang yang seharusnya sudah menjadi milik Anda.

Artikel lain saya membuktikan bahwa semua kerugian itu bisa dicegah dengan memonitor angka-angka yang muncul di software akuntansi. Dengan kata lain, software akuntansi bisa membuat Anda lebih profit dan berlimpah cashflow.

10 September 2015

Cara Meningkatkan Kapasitas Produksi

Saya banyak bertemu dengan pemilik pabrik. Secara umum, kondisi industri manufaktur di Indonesia masih bagus. Artinya adalah: Order yang masuk melebihi kapasitas produksi. Dengan kata lain, kapasitas produksi pabriklah yang membatasi perusahaan tersebut untuk menjual lebih banyak.

Apa yang terjadi bila kapasitas tidak dinaikkan namun penjualan meningkat? Orderan akan menumpuk. Apakah ada cara untuk meningkatkan penjualan tanpa harus meningkatkan kapasitas produksi, yang umumnya mengharuskan untuk beli mesin produksi baru yang harganya azubilah mahalnya.

Tulisan berikut ini akan menunjukan caranya meningkatkan kapasitas produksi tanpa harus membeli mesin produksi yang baru.

Mari kita lihat sebuah skenario. Sebuah pabrik akan memproduksi produk A dengan 4 proses seperti berikut ini:

Misalkan 1 proses untuk memproses barang A adalah 10 menit. Jadi dari bahan baku hingga jadi A memerlukan 40 menit.
Kalau ada order masuk untuk memesan 100 buah A maka waktu yang diperlukan adalah: 40 menit x 100 = 4000 menit.

Hal ini terjadi bila proses 2 hanya bisa bekerja bila proses 1 telah menyelesaikan semua orderan.











Gambar prosesnya akan seperti ini:
Kondisi ini kita sebut dengan Production Batch size (jumlah yang akan diproduksi) = Transfer Batch size (jumlah yang dipindahkan ke masing-masing proses).

Bagaimana bila kita memangkas Transfer Batch size menjadi 1/2. Apa yang akan terjadi?
Mari lihat ilustrasi berikut ini:
Perhatikan di sini. Proses 2 sudah bisa dimulai saat proses 1 sudah selesai 1/2. Begitu juga proses 3 sudah bisa mulai saat proses 2 sudah selesai 1/2.
Berapa waktu total yang diperlukan untuk menyelesaikan 100 buah A dengan cara seperti ini?
Mari kita hitung:
50 x 10' di proses 1 = 500'
50 x 10' di proses 2 = 500'
50 x 10' di proses 3 = 500'
100 x 10' di proses 4 = 1000'
Total = 2500 menit.

Bandingkan dengan cara sebelumnya yang memerlukan 4000 menit. Ini adalah peningkatan produktifitas sebesar 37,5%.
Ini baru memotong transfer batch size menjadi 1/2. Apa yang akan terjadi bila transfer batch size-nya dijadikan 1?
Dengan cara yang sama, kita bisa menyelesaikan semua 100 A dalam waktu 1030 menit. Sebuah peningkatan 74,25%.

Metode yang sangat sederhana ini sudah dilakukan oleh banyak pabrik-pabrik Jepang. Itu alasannya mengapa produksi mereka sangat efisien.
Pertanyaannya adalah: Apakah Anda sudah melakukan hal yang sama untuk pabrik Anda? Sederhana sekali. Tinggal potong Transfer Batch Size Anda sekecil mungkin.

Pada dasarnya semua pabrik sudah mengetahui hal ini. Sebagai contoh, sebuah pabrik baut di Tangerang yang menyuplai baut ke sebuah pabrik motor jepang sudah mempraktekan hal ini. Dalam kondisi normal, transfer batch size-nya adalah 1 drum besar. Pada kondisi sedang mempercepat produksi, mereka mengubah transfer batch size-nya dari drum besar menjadi ember kecil. Yang lucunya adalah, setelah kondisi normal kembali, transfer batch size-nya kembali ke drum besar.

Mengapa bisa seperti itu? Kita akan bahas di artikel berikutnya.

Untuk sementara ini, bila ada yang Anda ingin didiskusikan/ tanyakan, silakan tinggalkan pesan di bawah ini.

08 September 2015

Meningkatkan Produktivitas Sebuah Perusahaan Manufaktur

Beberapa waktu yang lalu, sebuah pabrik plastik terbesar di daerah Cikarang menceritakan kondisi pabrik mereka saat itu.
Mereka sudah mempunyai software untuk sistem produksi mereka. Buatan seorang programmer freelance yang saat ini sudah sulit untuk dihubungi. Software ini makin lama makin lambat seiring dengan penambahan data.
Selain itu mereka juga mempunyai software akuntansi yang berbeda, tidak terintegrasi dengan software produksinya.
Kondisi ini menimbulkan ketidak efisiensian karena data hasil produksi harus diinput ulang ke dalam software akuntansi. Begitu pula sebaliknya saat ada pembelian, data dari software akuntansi harus diinput lagi ke software produksi.
Kondisi ini mengakibatkan hal-hal berikut ini:

  1. Informasi stock tidak up-to-date. Mereka sulit mengetahui sebetulnya ada berapa banyak bahan baku, WIP atau Finished goods yang tersedia. Akibatnya mereka over-stock untuk menghindari kekurangan stok. Efeknya adalah cash flow terganggu uang nyangkut di persediaan.
  2. Dibutuhkan banyak orang hanya untuk input ulang transaksi yang terjadi. Dengan meningkatnya upah minimum, penambahan tenaga kerja akan menambah biaya perusahaan. Bukan cuma itu, karena proses input ulang terjadi di banyak bagian, kesalahan tidak dapat dihindari. Faktor human error ini mengakibatkan informasi yang dihasilkan tidak dapat diandalkan.
  3. Laporan keuangan juga sering terlambat. Hal ini mengakibatkan direksi tidak bisa mengambil keputusan yang tepat waktu.
"Informasi stock tidak real-time, Cost tinggi, produktivitas staff produksi tidak diketahui"
Kondisi ini mulai berubah setelah mereka menggunakan FINA for Manufacture. Dengan sistem produksi yang terintegrasi ke software akuntansi, maka ada banyak pekerjaan input data yang bisa dihilangkan.
Bukan hanya itu, informasi stock baik Raw Material, WIP maupun Finished goods bisa dilacak dengan mudah, bahkan bisa diketahui hingga di level mesin.
Informasi apa yang terjadi di Floor produksi bisa didapat secara real-time. Order apa yang sedang jalan, sudah sampai di mana progress produksinya bisa langsung diketahui oleh pihak Marketing sehingga kepuasan pelanggan bisa dipertahankan.

Dan terakhir, karena sistem baru ini menyimpan Bill of Material (BOM) secara detail lengkap dengan production routing-nya, maka perhitungan cost produksi bisa didapatkan secara akurat.

Bila Anda ingin agar produktivitas pabrik Anda meningkat, sudah saatnya Anda menggunakan software produksi yang terintegrasi dengan akuntansi.

07 September 2015

Menaikkan Penjualan Dengan Software Akuntansi

Suatu hari, seorang pemilik pabrik & distributor agro chemical terbesar di Indonesia bercerita kepada saya. Setelah menggunakan FINA Accounting software yang dilengkapi dengan Sales Force Automation buatan mobilecom serta sebuah sistem Business Intelligent, beliau berhasil meningkatkan penjualan sebesar 30%, cost turun 10%, inventory turn over turun dari 3,5 bulan jadi 2,5 bulan dan profit naik 4%.

Saya sangat antusias mendengar hal ini. Lalu saya bertemu dengan beliau untuk bertanya bagaimana cara beliau melakukan hal tersebut. Beliau dengan murah hati membagikan triknya.

  1. Pertama: pasang target penjualan dan biaya kepada semua salesman.
  2. Kedua: Dapatkan laporan penjualan dan biaya setiap hari H+1. 
  3. Ketiga: Saat mendapat laporan, cek pencapaian penjualan dan realisasi biaya per masing-masing salesman.
  4. Keempat: Salesman yang tidak mencapai target akan ditegur.
  5. Kelima: Salesman yang sudah ditegur namun tetap tidak bisa memperbaiki kinerja akan diganti.
Hanya itu.

Saya terkesan. Ternyata sederhana sekali. Namun beliau tekankan, 5 proses di atas hanya bisa dilakukan apabila mereka sudah menggunakan IT yang canggih. Tanpa FINA, informasi di atas mustahil untuk didapatkan H+1. Beliau bahkan mengakui bahwa FINA for Distributor yang mereka gunakan "Top banget".

Dari situ, saya berkesimpulan bahwa teori berikut ini benar adalah:
"Apa yang bisa Anda ukur, bisa Anda kontrol. Apa yang bisa Anda kontrol, bisa Anda tingkatkan". 
Bos tadi menutup pembicaraan dengan mengatakan: Ke depannya, hanya perusahaan dengan IT yang kuatlah yang mampu bertahan di dalam persaingan bisnis.

Semoga artikel ini bisa membantu Anda meningkatkan omset, profit & cashflow perusahaan Anda melalui software akunting.

06 September 2015

Mengapa Setiap Bisnis Harus Menggunakan Software Akuntansi?

Bisnis di Indonesia cukup unik. Menurut survei yang pernah dilakukan oleh Imamatek, 80% perusahaan di Indonesia belum menggunakan Accounting Software. Yang menariknya adalah, bisnis yang di survei bukan tergolong perusahaan kecil. Jumlah karyawan mereka sudah di atas 10 orang. Omset mereka sudah mencapai milyaran.

Pertanyaannya adalah: Mengapa banyak bisnis di Indonesia belum atau tidak menggunakan Accounting Software?
Berikut jawaban menurut analisa saya pribadi.

"Hukum perpajakan yang belum ditegakkan dengan baik dan iklim bisnis yang tidak kompetitif adalah 2 alasan utama mengapa 80% bisnis di Indonesia belum menggunakan software akuntansi".
Kurang Pemahaman Akuntansi
Tadinya saya berpikir karena pemilik bisnisnya kurang mengerti tentang akuntansi, namun kalau di lihat di negara lain seperti US & Australia, kebanyakan pemilik bisnisnya juga tidak memahami akuntansi. Namun penetrasi software akuntansi di negara-negara tersebut sudah hampir di semua perusahaan, baik kecil maupun besar. Jadi menurut saya bukan ini alasannya.

Hukum Perpajakan Yang Kurang Ketat
Kalau melihat perbedaan antara negara maju & negara berkembang, saya bisa melihat adanya perbedaan dalam hal penegakan hukum, terutama hukum perpajakan. Bila di negara maju, Anda tidak membayar pajak dengan benar akan menyebabkan pemiliknya dipenjara. Sampai saat ini, masih sangat sedikit sekali cerita orang dipenjara gara-gara tidak bayar pajak. Ini adalah alasan pertama yang menyebabkan banyak perusahaan di Indonesia belum menggunakan software akuntansi.

Saya yakin saat penegakan peraturan perpajakan di Indonesia diperketat, persentase pengguna software akuntansi di Indonesia akan jauh meningkat.

Iklim Bisnis Yang Tidak Kompetitif
Saya dulu bertanya-tanya, mengapa pengusaha yang tidak memiliki laporan keuangan namun bisnisnya baik-baik saja, bahkan terus berkembang. Pertanyaan saya terjawab saat mendengar Pak Harjono Darto, seorang konsultan dan pakar di bidang financial dan managerial Accounting menjelaskan mengenai hal ini. Para pengusaha memang tidak memiliki laporan keuangan standard seperti Neraca, Laba rugi dan arus kas. Namun mereka memiliki catatan buku bank, daftar piutang, dan kartu stok. Walaupun bentuknya berbeda, namun semuanya itu sebetulnya sudah merupakan laporan keuangan. Dari situ saya sudah paham. Para pebisnis sebetulnya ada 'laporan keuangan', namun masih manual dan tidak standard.

'Laporan Keuangan' tersebut, karena dibuat secara manual akan berakibat tidak akurat dan lambat sehingga tidak dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan. Dalam kondisi industri yang bertumbuh, daya saing tidak terlalu penting karena margin keuntungan relatif lebih tinggi. Jadi tanpa informasi keuangan yang akurat pun, bisnis mereka tetap bisa bertumbuh dan bertahan sehingga para pebisnis merasa belum butuh software akuntansi. Ini adalah alasan kedua mengapa banyak perusahaan di Indonesia belum menggunakan software akuntansi.

Kondisi Mulai Berubah
Bila kita perhatikan, 2 alasan utama pebisnis belum menggunakan software akuntansi bisa dikategorikan sebagai faktor makro. Sayangnya kedua kondisi ini tidak statik. Pelan tapi pasti, peraturan perpajakan dan penegakannya mulai digalakkan. Kurs dollar yang naik turun tiada kepastian juga memaksa pebisnis untuk berhati-hati dalam mengambil keputusan bisnis bila ingin tetap untung.

Bila saatnya sudah tiba, hanya perusahaan yang sudah menggunakan software akuntansilah yang bisa bertahan. Pertanyaannya adalah: Apakah perusahaan Anda sudah siap menghadapi hukum perpajakan yang semakin ketat dan iklim bisnis yang lebih bersaing?

Bila Anda termasuk 80% pemilik bisnis yang belum menggunakan software akuntansi, silakan pertimbangkan untuk menggunakan FINA Accounting Software yang bisa memberikan solusi terpelik sekalipun mengenai bisnis Anda.


18 Oktober 2013

Cara Meningkatkan Daya Saing Industri Manufaktur Indonesia

Sebagai penyedia software akuntansi untuk pebisnis Indonesia, saya sering menghadapi situasi di sebuah perusahaan manufaktur yang ingin mencatat biaya produksi. Tujuan mereka mencatat biaya produksi adalah untuk mengetahui Harga Pokok Produksi (HPP). Pada akhirnya bila produk tersebut dijual, akan timbul Harga Pokok Penjualan (HPP).

Bagi Anda yang pernah kuliah di jurusan Akuntansi dan mengambil mata kuliah Cost Accounting di Intermediate 1, tentunya Anda akan diajarkan bahwa HPP atau bahasa Inggris-nya adalah Cost Of Goods Manufactured (COGM) terdiri dari:

  1. Cost dari bahan baku (Raw Material)
  2. Biaya langsung / Direct cost / Direct Labor
  3. Overhead pabrik (Factory/Manufacturing Overhead atau FOH/MOH).
Maka akan didapatlah HPP.

Apakah ada yang salah dengan rumus di atas? Tidak ada yang salah bila digunakan pada situasi yang tepat. Namun bila disalah gunakan, maka akan berakibat menurunnya daya saing produk Anda dipasaran.

Mari saya jelaskan.

Teori cost accounting di atas ditemukan pada zaman revolusi industri di abad ke-18. Pada zaman itu, kebanyakan produksi dikerjakan oleh manusia. Kalau pun ada mesin, masih sebatas mesin manual yang harganya relatif murah. Pada zaman itu, biaya tenaga kerja dihitung berdasarkan hasil pekerjaan. 
Jadi kondisi saat itu adalah:
  1. Biaya tenaga kerja dihitung berdasarkan hasil produksi (Variable Cost). Bila produksi naik, maka biaya tenaga kerja ikut naik. Bila produksi turun, biaya tenaga kerja ikut turun.
  2. Overhead pabrik juga relatif kecil. Harga mesin relatif murah sehingga nilai depresiasi yang dibebankan relatif kecil.
Mari kita lihat zaman sekarang, terutama kondisi di Indonesia.
Gaji buruh pabrik sudah sangat jarang dihitung berdasarkan hasil produksi. Boro-boro hitung berdasarkan hasil produksi. Saat tulisan ini ditulis, para buruh masih sering demo untuk menuntut kenaikan UMP.
Bila buruh digaji tetap, apakah ada pengaruh bila produksi sedang rendah atau tinggi? Tidak ada. Mau produksi rendah, mau produksi tinggi, gaji buruh tetap sama. Bahkan bila tidak produksi sekalipun, gaji bulanan tetap harus dibayar (bila tidak ingin di-demo).

Bagaimana dengan overhead pabrik? Overhead pabrik biasanya terdiri dari biaya depresiasi mesin, biaya listrik dan utilitas lainnya, bahkan ada yang memasukkan gaji direktur ke dalam overhead pabrik.
Kondisinya sama dengan gaji buruh. Bila produksi sedang rendah, apakah depresiasi mesin dan gaji direksi akan berkurang? Jawabannya adalah tentu saja tidak.

Pada prakteknya, ada 2 cara yang biasa dilakukan oleh divisi accounting untuk membebankan biaya gaji & overhead:
  1. Total gaji & overhead per bulan dibagi dengan hasil produksi dan dibebankan secara proposional.
  2. Berdasarkan angka tahun lalu, dihitung standard overhead per output produksi. Sehingga setiap hasil produksi akan dibebankan dengan overhead yang standard.
Kedua cara di atas mempunyai efek samping yang negatif, yaitu:
  1. Cara pertama akan menjadi kontra produktif bila produksi sedang rendah. Pada saat itu biaya gaji dan overhead tetap sama sehingga total biaya tersebut akan dibagi dengan angka yang kecil yang menghasilkan cost per produk menjadi bengkak.
  2. Untuk cara kedua, malah sebaliknya. Saat produksi sedang tinggi, maka beban overhead akan menjadi lebih tinggi dibandingkan biaya actual. Hal ini akan menyebabkan angka biaya di laporan laba rugi menjadi negatif. Hal ini akan menyebabkan Anda salah menganalisa biaya.
Lalu apa yang harus dilakukan?

Kita hanya perlu mencatat biaya yang variable saja. Artinya: saat produksi naik, biaya akan naik. Saat produksi rendah, biaya ikut turun. Yang tidak termasuk biaya variable, jangan dibebankan ke HPP.
Yang termasuk biaya variable adalah:
  1. Biaya Raw Material/Bahan baku.
  2. Biaya gaji yang dihitung berdasarkan hasil produksi (ongkos kerja, dll).
Apa manfaat menghitung HPP seperti cara di atas?
  1. Daya saing produk Anda akan meningkat. Bila tadinya Anda menghitung dengan pembebanan overhead HPP Anda adalah 10 ribu, maka Anda tidak mungkin bisa menjual di bawah harga 10 ribu. Tapi bila Anda hanya menghitung Raw material saja, maka kemungkinan HPP Anda hanya 5 ribu sehingga anda bisa  menjual dengan harga 7 ribu.
  2. Sistem Akuntansi Anda juga menjadi sangat sederhana. Sederhana berarti mudah untuk dilacak dan dilaporkan serta lebih cepat.
Pada saat ide ini dilontarkan, umumnya respon yang saya terima adalah: Mana boleh hitung HPP seperti itu. Kan rugi? Mesin sudah dibayar mahal-mahal kok tidak dibebankan ke hasil produksi?
Pertanyaan saya kepada orang tersebut adalah: Setelah mesin itu dibeli, apakah biaya depresiasinya akan turun bila produksinya meningkat/menurun? Jawabannya adalah TIDAK. Begitu pula dengan gaji dan biaya lainnya.

Sebagai contoh: Saya pernah mengetahui sebuah pabrik yang baru membeli mesin seharga Rp. 50 Milyard. Fungsi mesin tersebut adalah untuk membungkus produknya dengan lebih cepat. Metode depresiasi yang digunakan adalah double declining (dengan alasan agar bisa mengurangi pajak). Bayangkan! Berarti biaya pada tahun pertama yang akan dibebankan ke HPP adalah Rp. 25 milyar. Anggap saja hasil produksinya sekitar 100 juta buah per tahun, maka HPP masing-masing produknya akan bertambah sebesar 250 rupiah. Hal ini akan menyebabkan produk tersebut tidak bisa lagi dijual dengan harga lama dan harus dinaikkan paling tidak Rp. 250.

Bukankah cara ini menjadi kontra produktif? Membeli mesin bukankah tujuannya agar produksi bisa lebih efisien dan ujung-ujungnya menurunkan biaya produksi dan meningkatkan daya saing? Lalu kenapa sekarang malah membeli mesin baru membuat HPP tambah mahal?

Negara China sudah lama menggunakan metode perhitungan HPP hanya dari raw material. Mesin produksi mereka canggih-canggih, sehingga produktifitasnya sangat tinggi. Walaupun mesinnya canggih dan mahal, namun harga jual produk mereka tetap ditekan murah. Itu sebabnya produk dari negeri tirai bambu ini murah-murah dan di-import ke mana-mana.

Nah, kembali ke Anda lagi. Bila Anda adalah pengusaha yang memiliki pabrik, coba cek lagi cara Anda menghitung HPP. Jangan-jangan, daya saing produk Anda rendah hanya disebabkan cara menghitung HPP-nya yang kurang mengikuti perkembangan jaman.

Demikian tulisan dari saya. Semoga bermanfaat.

04 Oktober 2013

Mencegah Kebocoran di Perusahaan Distribusi

Saya mempunyai banyak cerita bagaimana sebuah perusahaan distribusi mengalami kerugian dari puluhan juta hingga milyardan akibat kecurangan yang dilakukan oleh karyawan internal mereka.

Beberapa modus operandi yang pernah saya jumpai, antara lain:

  1. Buku bank masih dicatat secara manual. Akibatnya adalah: saat terjadi collection, admin harus mencatat 2 kali: 1 di buku manual, 1 lagi di sistem (kebetulan mereka pakai FINA). Apa yang terjadi adalah: si Admin yang tidak jujur ini saat menerima uang dari customer, misalkan: 5, 5 juta, dia akan mencatat di FINA 5,5 juta. Namun di buku manualnya akan dicatat 5 juta saja. Uang 500 ribu-nya dimasukkan ke kantong sendiri. Secara sistem, piutangnya sudah lunas. Namun karena Buku Bank di FINA tidak pernah dicocokkan dengan saldo bank, maka kecurangan ini terlambat dideteksi.
  2. Kasus yang lain yang pernah saya temui adalah: setting level harga di master pelanggan ada yang belum diisi. Hal ini mengakibatkan harga jual di Sales Order (SO) muncul dengan harga 0. Hal ini menyebabkan Faktur penjualannya tidak menambah piutang, namun akan memotong stok dengan benar. Dengan bekerja sama dengan salesman, maka barang ini dijual tanpa dilaporkan ke perusahaan. Secara stok dan piutang selalu akan cocok. Hal ini berjalan cukup lama sampai sang owner memeriksa laba kotor per produk. Diketahui bahwa ada beberapa produk yang laba kotornya negatif alias merugi. 
  3. Kasus terakhir yang saya dengar adalah sebuah perusahaan distributor minuman mengalami kerugian milyardan ditipu karyawannya karena bagian operasionalnya masih menggunakan sistem manual sedangkan bagian accounting-nya menggunakan software Accurate. Karena bagian operasional tidak terintegrasi dengan bagian accounting, maka admin dengan mudah memanipulasi laporan yang diteruskan ke bagian accounting sehingga saat barang dijual di bawah tangan, transaksi tersebut tidak tercatat di sistem.
Masih ada banyak lagi cerita yang bisa disampaikan. Ini adalah realita yang harus dihadapi oleh sebuah perusahaan distribusi. Bagi perusahaan distribusi yang mengandalkan volume yang besar namun margin kecil, kebocoran-kebocoran seperti ini sangat merugikan sekali.

Lalu apa solusinya? 

Mari kita lihat celah apa saja yang bisa dimanfaatkan oleh karyawan untuk menipu perusahaannya berikut solusi yang bisa dilakukan. 
  1. Harga jual dimainkan. Kalau barang A dijual 1000, admin akan buat dulu dengan angka 1000. Setelah dicetak, dia akan edit lagi diganti dengan harga yang lebih kecil, atau dibuat faktur fiktif. Celah ini bisa ditutup dengan cara menggunakan sistem yang bisa mencegah admin mengganti harga jual dan mengedit transaksi yang sudah masuk. Jumlah pencetakan faktur juga harus dibatasi.
  2. Data pelanggan tidak diisi dengan lengkap atau diisi dengan salah sehingga harga jualnya keliru. Solusinya adalah: Gunakan pengecekan field-field tertentu harus ada isinya. Bila tidak diisi, data pelanggan tidak boleh disimpan. Lakukan otorisasi untuk semau pelanggan yang baru diinput ke dalam sistem.
  3. Stok dijual namun tidak dilaporkan. Celah ini bisa ditutup dengan cara secara rutin melakukan stock opname. Umumnya perusahaan distribusi mengeluhkan bahwa sulit untuk melakukan stock opname karena barang mereka banyak sekali. Ada perusahaan distribusi oli terkemuka di Indonesia yang membagikan tips menghadapi tantangan tersebut. Mereka melakukan Stock opname setiap hari. Ya, betul. Setiap hari. Tapi setiap hari mereka hanya menghitung 5 item saja. Jadi tidak akan memakan waktu yang lama. Keesokan harinya akan stock opname lagi untuk 5 item yang berbeda. Tentu saja stock opname akan efektif mencegah kehilangan barang bila Anda mempunyai pencatatan stok yang realtime yang bisa dijadikan sebagai acuan/pembanding.
  4. Piutang yang sudah berhasil di-collect, namun tidak dilaporkan. Mereka bisa memalsukan faktur asli untuk diserahkan ke pelanggan sehingga bagian keuangan tetap menyimpan faktur aslinya. Cara seperti ini membutuhkan bagian finance secara rutin menghubungi (baca: menagih) pelanggan yang mempunyai umur piutang yang sudah jatuh tempo. Untuk bisa mengetahui umur piutang, lagi-lagi Anda membutuhkan sistem yang bisa melaporkan umur piutang Anda secara real time. Bila ada piutang yang sudah jatuh tempo namun belum dibayar, Finance Anda sudah diwajibkan untuk menagih ke outlet tersebut.
  5. Order palsu. Outlet tidak pernah order item tersebut, namun salesman membuat order ke outlet tersebut. Realitanya, order dijual oleh salesman ke tempat lain. Cari ini juga bisa dengan mudah ditangkap dengan poin 3 di atas. Bentuk tim penagih yang tugasnya hanya menghubungi outlet yang piutangnya sudah jatuh tempo. Bila outlet tersebut tidak pernah order, maka kasus ini akan ketahuan saat ditagih.
  6. Membuat faktur palsu. Kasus ini sama seperti poin 2. Selain rutin melakukan stock opname, Anda juga bisa mencetak Faktur dari sistem. Bila nota penjualan masih dibuat secara manual tulis tangan, tentu akan sangat mudah bagi salesman untuk memalsukan nota penjualan.
  7. Piutang sudah dilunasi di sistem, namun uang tidak disetor. Kalau yang ini mudah sekali ketahuannya. Selalu lakukan bank reconcile setiap hari. Jadi saldo bank harus selalu cocok dengan saldo di sistem. Bila tidak cocok, berarti transaksi belum diisi atau ada manipulasi yang terjadi.

Mungkin masih ada banyak lagi celah yang bisa dimanfaatkan. Namun untuk mempersempit peluang untuk melakukan kecurangan di perusahaan distribusi, berikut tips yang bisa saya berikan:
  1. Miliki software operasional yang terintegrasi dengan accounting. Mulai dari order masuk, pembuatan surat jalan, faktur, penagihan, stok hingga ke accounting. Untuk bisa melakukan itu semua di 1 software, tentu saja Anda harus memilih software yang memang dirancang untuk perusahaan distribusi dan terintegrasi secara realtime dengan accounting.
  2. Secara rutin, bahkan setiap hari, mempunyai check list/laporan harian yang selalu dipantau. Laporan yang harus rutin dicek adalah:
    1. Penjualan 
    2. Stok
    3. Bank
    4. Piutang
  3. Gunakan karyawan yang jujur. Dari pengalaman saya, kejujuran tidak memandang ras, agama, suku atau gender tertentu. Sistem sebaik apa pun, bila yang menjalankan sistem itu sudah tidak beritikad baik, pasti akan ditemukan celah yang bisa dimanfaatkan.
  4. Miliki SOP yang jelas. Termasuk di dalamnya reward dan punishment yang jelas dan tegas. Kalau di perusahaan saya, siapa pun yang melakukan korupsi, sekecil apa pun, siapa pun dia, pasti akan dipecat.
  5. Miliki value perusahaan yang jelas yang selalu dipegang dan dijalani oleh setiap karyawan dan direksi, terutama value tentang kejujuran. Akan sulit bagi Anda sebagai pemilik perusahaan untuk meminta karyawan Anda untuk jujur namun Anda sendiri tidak jujur. Anda harus jujur dalam, misalkan, membayar pajak. Anda juga harus jujur kepada karyawan Anda sehingga mereka mempunyai contoh yang bisa mereka teladani.

Demikian sharing saya. Semoga bermanfaat bagi Anda pemilik perusahaan distribusi.

25 September 2013

Perbandingan Software Akuntansi Indonesia

Tujuan saya menulis artikel ini karena selama ini saya tidak menemukan artikel yang sama. Sebetulnya saya bukanlah orang yang tepat untuk membandingkan software akuntansi Indonesia karena saya sendiri mengomando sebuah perusahaan pengembang software akuntansi. Namun sampai dengan saat artikel ini ditulis, saya belum pernah menemukan seseorang yang membandingkan software akuntansi di Indonesia secara apel banding apel. Saya akan berusahaa sebaik dan seobyektif mungkin untuk membandingkan.


Berikut metode yang saya gunakan untuk membandingkan:
  1. Software yang dibandingkan adalah software akuntansi standard bermerek. Bukan software akuntansi customize (tailor made).
  2. Harus asli buatan Indonesia. Bukan merek luar negeri seperti MYOB, Quickbook, Peachtree, atau bahkan SAP, Axapta dan Oracle.
  3. Harus software akuntansi, bukan software payroll, perpajakan, POS, dan software operasional lainnya.
  4. Skala software-nya untuk perusahaan menengah ke bawah.
  5. Informasi didapatkan dari:
    1. Website resmi vendor
    2. Brosur yang dikirim
    3. Korespondensi yang dilakukan secara langsung dengan tim marketing vendor
  6. Apabila ada hal yang tidak ditemukan di poin 5, maka bagian itu akan dinyatakan sebagai 'unknown' atau dikosongkan.
  7. Vendor masih aktif berjualan dan melayani customer-nya.
  8. Diurut berdasarkan abjad, bukan berdasarkan popularitas.

Bagian pertama yang akan dibandingkan adalah fitur. Fitur-fitur standard yang wajib ada di sebuah software akuntansi akan dibandingkan secara head-to-head. Namun perbandingannya hanya sebatas ada atau tidak ada fitur tersebut. Saya belum mencoba setiap fitur untuk membandingkan lebih dalam lagi. Untuk perbandingan detail per fitur akan dilaporkan di artikel yang berbeda setelah saya sempat mencoba masing-masing software berikut.

Pembelian Penjualan Persediaan Buku Besar Kas/Bank Aktiva Tetap
AbiproYaYaYaYa
Ya
Ya
AccurateYaYaYaYaYaYa
AcosysYaYaYaYaUnknownUnknown
BeeYaYaYaYaYaYa
Corsus
YaYaYaUnknownUnknownUnknown
EasYaYaYaYaYaUnknown
FINAYaYaYaYaYaYa
Integrated SystemYaYaYaYaUnknownUnknown
MASYaYaYaYaYaYa
OmegaYaYaYaYaUnknownYa
ZahirYaYaYaYaYaYa

Kebanyakan software sudah mencakup fitur-fitur dasar ini. Mari kita bandingkan fitur-fitur yang lebih rumit.
Manajemen Cek
Audit Trail
Konsolidasi
Multi Currency
Multi Project
Multi Departemen
Multi Level Harga
AbiproYaTidakYaYa
Ya
Ya Ya
Accurate
Ya, level JurnalYa, level GLYaYaYa Ya
Acosys


YaYaYa Ya
Bee
YaTidakYaYaYa Ya
Corsus
YaYaYaYaYaYa Ya
Eas





FINAYaYa, level jurnal maupun detail transaksiYa, bisa 3 cara: Level GL, Sinkronisasi dan Report konsolidasiYaYaYa Ya
Integrated System
Ya
Ya

MAS





Omega


Ya

ZahirYaYaTidakYaYaYa Ya

Khusus untuk modul inventory, kami bandingkan lagi dengan lebih dalam mengenai fitur-fitur detail-nya.
Fitur Serial Number adalah pengidentifikasian barang per kuantitas. Bila kita mempunyai stock A sebanyak 10, maka kita harus memiliki 10 SN yang unik untuk stock A. Umumnya peralatan elektronik membutuhkan fitur ini.
Sedangkan fitur Batch number adalah untuk mengidentifikasi barang per 1 kumpulan. Barang obat-obatan, makanan, minuman, kain, tali dan sebagainya membutuhkan fitur ini.
Untuk Job costing adalah proses mengubah sebuah barang menjadi barang yang lain. Umumnya fitur ini dibutuhkan untuk perusahaan yang mempunyai proses atau pabrik.

Costing Method
Multi Warehouse
Serial Number
Batch Number dan expired date
Job Costing
AbiproFIFO dan AverageYaYesTidak
Ya
AccurateFIFO dan AverageYa

Ya
Acosys

YaYaYa
Bee
YaYa
Ya
Corsus

YaYaYaYa
Eas



Ya
FINAFIFO dan AverageYaYaOptional dengan scriptingYa
Integrated System
YaYa

MAS




Omega

Ya

ZahirFIFO, LIFO dan AverageYaYaYaYa, dengan Assembling


Untuk harga, masing-masing software mempunyai sistem harga yang berbeda-beda. Kami bandingkan juga apa saja yang didapatkan dari harga tersebut. Apakah sudah termasuk training dan implementasi serta maintenance. Saya membedakan Training dan Implementasi. Training adalah proses melatih calon pengguna software. Sedangkan Implementasi adalah proses mapping dan setting software agar siap digunakan oleh customer. Berikut ini tabel perbandingannya:

Harga Box (Rp)
Harga per penambahan User (Rp)
Termasuk Training
Termasuk Implementasi
Termasuk Maintenance Tahun pertama
Abipro24 juta s/d 39 juta unlimited userTidak ada

Ya
AccurateSE: 8 juta
DE: 11 Juta
EE: 30 Juta
2,5 JutaTidakTidakTidak
AcosysDihitung per fitur mulai dari 500 ribu


Ya
BeeLite = 2,5 jt
Silver=2,5jt
Gold= 3,5jt
Platinum= 6jt
Lite = 1,2 jt
Silver=1,5jt
Gold= 1,5jt
Platinum= 1,5jt


Ya
Corsus
Tergantung tingkat kompleksitas


Ya
Eas




FINALE: Gratis
CC: 20 Juta
AW: 35 juta
Distro: 60 juta
3,3 JutaYa, sampai bisaYa, sampai jalanYa
Integrated SystemGLX: 3,5 juta
ISX: 6,9 juta
GLX: 1 juta
ISX: 2,5 juta (non maintenance:3,5 jt) 
Free training 3x di kantor customer
Ya
MASMinimal 4 juta
Free Training
Ya
OmegaMulai: 1,699 juta / userStock: 1,699 juta/ user
Accounting: 2,999 juta/user
10 jam Free

ZahirMulai dari 999 ribu s/d 15 jutaSama dengan harga paket awalYa + Biaya transportTidakTidak

Kami juga membandingkan layanan apa saja yang disediakan pasca penjualan. Layanan ini bisa jadi merupakan faktor terpenting untuk dipertimbangkan saat memilih sebuah software akuntansi.
Garansi Uang kembali adalah sebuah janji yang diberikan oleh vendor software untuk mengembalikan uang Anda dalam jangka waktu tertentu bila Anda tidak cocok dengan software mereka.
Kami juga bandingkan layanan kunjungan ke lokasi bila ada masalah yang tidak terselesaikan. Terkadang ada kasus tertentu yang hanya bisa diselesaikan bila dilihat langsung oleh tim support. Tentu saya juga membandingkan layanan standard seperti email, telepon dan Yahoo Messager. Terakhir kami juga membandingkan apakah vendor menyediakan support melalui Remoting. Bila ya, kami juga bandingkan software apa yang digunakan dan jumlah license yang mereka miliki. Hal ini perlu diketahui agar Anda bisa tahu seberapa cepat tim support bisa melayani Anda berdasarkan jumlah license-nya.

Garansi Uang Kembali
On Site Support
Email
Telepon
Yahoo Messager
Remote
AbiproTidakTidakYaYaYaYa
Accurate30 Hari Uang kembaliTidak, Harus kunjungi ABCYa, via ABCYa, via ABCYa, Via ABC Unknown
AcosysTidakYa, akomodasi ditanggung customerYaYaYa Unknown
BeeTidakYa, Rp.250 rb/jamYaYaYa Ya, Teamviewer
Corsus
ConditionalYa, harga ditinjau dari kebutuhanYaYaYa Ya
Eas

YaYaYa Unknown
FINA90 Hari Uang Kembali, No Questions AskedYa, Free selama Maintenace ContractYaYaYa Ya, Pakai Teamviewer 5 license
Integrated SystemTidakYa, harga Rp.300-500 rb. Tergantung jarak.YaYaYa Ya
MASTidakYa, Free jika ada maintenance, Bila tidak, minimal Rp.500 rbYaYaYa Unknown
OmegaTidakYa, Surabaya: Rp.100 rb/jam, Luar Sby: Rp.150 rb/jamYaYaYa Ya, Teamviewer
ZahirTidakYa, akomodasi ditanggung customerYaYaYa Ya, Teamviewer

Terakhir kami juga membandingkan hal-hal teknis. Anda perlu mengetahui database apa yang digunakan. Ada database tertentu yang bila sudah membesar, akan menyebabkan kelambatan program. Ada juga database yang harus bayar. Itu berarti investasi pembelian Anda harus memperhitungkan license dari database server yang digunakan.
Saya juga membandingkan bahasa pemrograman yang digunakan serta platform OS yang didukung.
Selain itu, saya juga membandingkan sistem posting/update data yang digunakan. Bila realtime berarti data transaksi yang di-input, saat itu juga akan update ke tabel-tabel bersangkutan lainnya. Bila menggunakan sistem posting, maka data baru akan ter-update bila sudah di-posting.
Kami juga membandingkan apakah software mereka masih bisa di-custom/ disesuaikan dengan kebutuhan Anda atau tidak.
Terakhir saya juga membandingkan tahun perusahaan pengembangnya berdiri serta jumlah customer yang sudah menggunakan program tersebut berdasarkan pengakuan dari masing-masing vendor.

Database
Development Tools
OS Yang didukung
Jumlah Pengguna
Sistem Posting
Bisa Custom
Tahun Berdiri
AbiproDBFVisual FoxproWindows
Bisa pilih
Unknown 1985
AccurateFirebirdDelphi 2010Windows dan Linux (dengan Wine)60.000Tidak (real-time update) Tidak 1998
AcosysMs SQL dan Maria DBMSJULLinux, Windows, MacOSlebih dari 2.500
Akan ditentukan oleh programmer 1997
BeePSB SQLJavaMulti Platform
Ya Terima
Corsus
FirebirdUnknownWindowslebih dari 100Tidak Tergantung Programmer 2006
EasInterbase XEDelphi XEWindows

FINAFirebird 2.5.2Delphi 5 dan Delphi XE2Windows800-an perusahaanTidak (real-time update)
Ya, dengan scripting
2006
Integrated SystemFirebirdVisual FoxproWindows

Tergantung programmer
MASSQL Server dan AccessAccessWindows
Ya Bisa 1984
OmegaMS SQL Server 2005DelphiWindows

Tidak 2007
ZahirFirebirdDelphiWindows
Ya Tidak 1997

Demikian artikel ini dibuat.
Akhir kata, pada akhirnya Andalah yang harus memilih mana yang paling cocok untuk Anda. Silakan download versi trial dari masing-masing software dan coba sendiri. Tidak ada software akuntansi yang terbaik. Yang ada adalah software akuntansi yang paling cocok dengan Anda.

Semoga bisa membantu Anda yang sedang windows shopping software akuntansi. 

20 September 2013

Pandai Menjual Namun Tidak Pandai Mencatat

Suatu hari saya sedang berbicara dengan seorang yang bernama Ong Peng Tsin, seorang Venture Capital dari Singapura. Setelah saya memperkenalkan diri dan menyatakan bahwa saya mengembangkan software akuntansi, terlihat bahwa dia tidak terlalu tertarik dengan industri ini.

Saya sampaikan bahwa saya pernah melakukan survei secara acak, masih ada 80% bisnis di Indonesia yang belum menggunakan software akuntansi. Saya bahkan mengatakan pernah berjumpa dengan sebuah perusahaan publik yang masih menggunakan Spreadsheet sebagai alat untuk membuat laporan keuangan. Dia hanya bisa menggeleng-gelengkan kepala.

Yah, memang. Software akuntansi memang masih disepelekan oleh pebisnis Indonesia. Minggu lalu saya diundang oleh salah satu dari customer kami yang sudah 4 tahun menggunakan FINA Accounting Software. Dia mengeluhkan bahwa FINA tidak bisa mengeluarkan laporan Aging piutang, cashflow dan banyak report lainnya. Oleh karena FINA tidak bisa, maka staff accounting-nya terpaksa harus menyiapkan report itu secara manual.

Saya agak heran karena semua laporan yang beliau sebut sudah ada di FINA. Lalu mengapa mereka tidak bisa siapkan dari FINA? Selidik punya selidik, ternyata ada salah penggunaan dari user lama sehingga ada data yang tidak ter-settle dengan baik. Ada juga staff yang seharusnya membuat Faktur Penjualan dari FINA, tapi ditumpuk selama 1 minggu baru di-input.

Saat saya menggali ke staff bagian invoicing-nya, Owner perusahaan itu juga terkejut menyadari bahwa Faktur Penjualannya diinput 1 minggu sekali. Saya jadi heran. Kok bisa faktur tidak diisi ke sistem tidak diketahui oleh Owner? Saat saya tanya apakah Owner tersebut ada membuka FINA untuk mengecek laporannya? Beliau mengakui sudah lama tidak buka FINA. Harusnya bila dia secara rutin cek ke FINA, pasti dia akan mendapati bahwa Faktur penjualan selalu terlambat di-input ke dalam sistem.

Perilaku tidak perduli dengan laporan keuangan perusahaan yang kita lihat di atas bukanlah sesuatu yang aneh. Pebisnis Indonesia memang jago mencari uang, namun tidak jago mencatat. Satu-satunya catatan yang selalu menjadi andalan masih buku bank. Selagi bank masih ada uang, berarti bisnis masih cuan. Bila kita tidak mencatat dengan benar, dari mana kita bisa tahu omzet bisnis kita?

Satu lagi alasan klasik mengapa pengusaha Indonesia tidak suka dengan laporan keuangan yang bagus, yaitu mengenai perpajakan. Masih ada klise yang mereka pegang: "Tidak perlu bayar pajak yang benar karena toh nanti saat diperiksa tetap harus bayar lagi". Saya tidak percaya mengenai hal ini. Terakhir Imamatek diperiksa adalah untuk tahun fiscal 2010. Saat itu saya bertanya kepada si pemeriksa apakah dia pernah menjumpai wajib pajak yang tidak didapati temuan saat diperiksa? Dia menjawab "Pernah". Ada 1 perusahaan yang pernah dia periksa, karena sangking rapi pencatatannya, dia tidak menemukan 1 temuan pun. Hal ini membuktikan pencatatan akuntansi yang rapi justru akan mempermudah pemeriksa pajak membuktikan bahwa Anda benar.

Berapa lama lagi para pengusaha Indonesia acuh dengan laporan keuangan? Semakin cepat mereka sadar pentingnya memiliki laporan keuangan yang benar, semakin cepat mereka bisa membuat keputusan strategis, semakin cepat juga bisnis mereka bisa maju. Jangan sampai bisnis yang sudah mereka bangun dengan besar, ternyata di dalamnya ada kebobrokan yang tidak diketahui karena tidak tercatat dengan baik.

01 September 2013

Waktu Yang Terbaik Untuk Menggunakan Accounting Software

Sudah bukan merupakan hal yang aneh bila Anda menjumpai perusahaan Indonesia yang belum menggunakan software akuntansi. Saya akan sangat mengerti bila ukuran perusahaannya masih mikro dan karyawannya hanya 1 atau 2 orang. Namun saya pernah menjumpai perusahaan dengan omset puluhan Milyar dengan ratusan karyawan yang masih mempersiapkan laporan keuangannya dengan program excel.

Tidak ada yang salah dengan program Excel. Program Excel adalah software spreadsheet yang sangat hebat dan populer. Yang salah adalah: Program Excel tidak dirancang sebagai software akuntansi. Ada banyak pihak, terutama yang bergerak di bidang akuntansi yang tidak mengerti programming, yang mencoba membuat program akuntansi dari excel. Sampai 1 titik mereka harus menyerah karena kompleksitasnya mulai meningkat. Formula atau makro yang dibuat sudah tidak mampu dipelihara lagi.

Jawaban yang sering saya dengar, terutama dari ABG (Angkata Babe Gue), adalah: dari dulu perusahaan saya bisa jalan tanpa software akuntansi, mengapa sekarang saya butuh? Saya tidak akan meladeni jawaban seperti tersebut karena jelas-jelas yang menjawab seperti itu belum tahu manfaat dari sebuah software akuntansi.

Ada juga yang menjawab bahwa mereka tahu bahwa menggunakan software akuntansi akan sangat membantu. Mereka belum pakai karena banyak alasannya, seperti:

  1. Mahal
  2. Merepotkan
  3. Tidak ada yang jalankan
  4. Tidak cocok dengan bisnis saya
  5. Belum ada waktu/masih sibuk
Pada saat industri Anda sedang naik daun, kelihatannya penggunaan software akuntansi belum terlalu dibutuhkan. Pada saat itu, profit masih bagus, cashflow selalu lancar, penjualan juga kencang selalu.

Namun ekonomi mulai berubah. Kurs rupiah mulai melemah. Pada saat artikel ini ditulis, kurs IDR terhadap USD sudah mencapai 11.650. Meningkat drastis dibandingkan beberapa bulan yang lalu yang hanya berkisar di 9.500-an. Tidak lama lagi, suku bunga pinjaman otomatis akan tergerek naik. Saat itulah efek domino mulai terjadi dan krisis ekonomi mulai datang lagi.

Bila industri Anda terimbas krisis ini, apakah Anda sudah siap? Kala penjualan mulai sepi, margin mulai menipis, cash flow mulai macet, apakah Anda perlu tahu angka-angka Anda?

Kalau tadinya untung Anda beberapa Milyar per bulan, hilang 1-2 juta rupiah mungkin tidak akan terlalu signifikan. Tapi bila profit Anda tinggal 100 juta per bulan, hilang 1-2 juta sudah berakibat berkurangnya profit sebanyak 1% - 2%. 

Sudah tidak jaman lagi untuk berbisnis hanya berdasarkan intuisi. Anda butuh informasi, dan dimulai dari informasi mengenai kondisi bisnis Anda sendiri. Software akuntansi merupakan sebuah alat bantu agar Anda bisa mengetahui kondisi bisnis Anda secara tepat & cepat. Bila Anda belum menggunakan software akuntansi, saat ini adalah saat yang tepat untuk invest.

22 Agustus 2013

Ekspansi Bisnis

Kapan waktu terbaik untuk ekspansi bisnis, seperti: tambah karyawan baru, buka cabang/toko baru, masuk ke teritori yang baru, dan sebagainya?

Menurut Brad Sugars, pendiri ActionCoach, perusahaan pelatihan bisnis yang sangat terkenal, untuk membangun bisnis yang bisa berjalan secara menguntungkan tanpa pemiliknya ada di dalamnya membutuhkan 6 langkah.

Prosesnya dimulai dari Mastery. Anda harus menguasai hal-hal fundamental mengenai bisnis Anda dulu, yaitu: Tujuan, Waktu, Uang, dan Delivery. Saya tidak akan bahas banyak di sini karena bukan tujuan dari artikel ini untuk membahas detail mengenai mastery. Namun intinya adalah: Segala hal mengenai bisnis Anda harus dikuasai dulu.

Tahapan kedua adalah Niche. Setelah Anda menguasai bisnis Anda, termasuk di dalamnya menguasai produk yang ingin Anda jual, Anda mulai konsentrasi untuk meningkatkan penjualan. Anda harus menciptakan USP (Unique Selling Proposition). Anda harus mulai mengkomunikasikan produk Anda ke pasar. 

Nah, di level ini biasanya omset Anda akan meningkat. Secara langsung hal ini akan mengakibatkan operasional perusahaan Anda mulai terlihat kelemahannya di sana-sini. Tim Anda mulai kewalahan namun uang Anda mulai banyak.

Pada level inilah banyak pebisnis yang mulai melakukan kesalahan. Omset yang meningkat menggoda para pebisnis untuk melakukan ekspansi. Operasional yang tidak mulus memunculkan pikiran untuk menambah karyawan untuk membereskan masalah tersebut. Apabila Anda terjebak dengan perangkap maka inilah yang akan terjadi:
  1. Saat Anda ekspansi, maka operasional Anda yang sudah kacau akan bertambah kacau lagi. Akibatnya maka pelanggan Anda mulai merasa tidak nyaman lagi dengan perusahaan Anda. Keluhan mulai masuk. Semakin Anda genjot omset, semakin kelabakan tim Anda, maka semakin banyak keluhan dari pelanggan atas bisnis Anda.
  2. Operasional yang kacau biasanya menyebabkan pebisnis untuk mencari jalan pintas, yaitu mencari tambahan tenaga bantuan. Menambah karyawan secara prematur juga akan memperparah kondisi. Karyawan baru yang tidak dilatih dengan benar serta tidak mempunyai value dan visi yang sama justru akan memperparah operasional perusahaan Anda.
  3. Omset yang membesar biasanya identik dengan uang yang banyak. Begitu pula dengan piutang (bila bisnis Anda menggunakan kredit), hutang serta persediaan. Bila piutang, hutang & persediaan tidak dikelola dengan baik maka cashflow Anda pasti akan terganggu.
Melihat 3 efek di atas kita bisa mengambil kesimpulan bahwa ekspansi bisnis yang prematur akan menempatkan bisnis Anda dalam bahaya.

Lalu apa solusinya? Harusnya di langkah ke-3 yang harus diambil adalah: Leverage.
Pada level ini, Anda mulai membereskan sistem perusahaan Anda. Anda mulai melakukan standarisasi operasional yang nantinya akan menjadi SOP (Standard Operation Procedure) perusahaan. Anda juga perlu memasang KPI (Key Performance Indicator) di semua area bisnis Anda untuk mengukur kemajuan (atau kemunduran) masing-masing area tersebut.
Anda juga perlu mulai invest di system IT agar pekerjaan karyawan bisa lebih cepat. Software komputer untuk akuntansi, payroll, absensi, HRD dan sebagainya sudah perlu Anda miliki agar semua angka-angka bisnis Anda bisa terpantau dengan mudah.
Anda juga butuh sistem rekrutmen karyawan serta pelatihan yang bagus sehingga siap untuk menambah karyawan yang kompeten.

Mengapa level Leverage baru dilakukan setelah Niche dan sebelum ekspansi? Leverage membutuhkan waktu & biaya yang tidak sedikit untuk melaksanakannya. Untuk membeli software akuntansi, Anda butuh uang. Bila bisnis Anda belum menghasilkan uang yang cukup, Anda jangan beli software dulu. Namun kalau Anda sudah punya uang namun langsung ekspansi sebelum pakai software, maka resiko kebocoran di sana sini akan menjadi tanggungan Anda.

Setelah sistem terpasang dengan baik, maka barulah kita masuk ke level berikutnya, yaitu: TEAM. 

Inilah saatnya bagi Anda untuk mulai buat strategi ekspansi. Karena sistem sudah terbentuk, maka saat Anda rekrut karyawan baru, mereka tinggal dilatih untuk menjalankan sistem yang sudah ada. Bila sistem Anda bagus, maka bisnis Anda tinggal meluncur cepat di jalan tol.

Dua langkah selanjutnya, Synergy dan Result, tidak saya bahas lagi karena tidak relevan dengan artikel ini. Silahkan Anda menghubungi ActionCoach untuk informasi lebih lanjut.

Semoga melalui artikel ini bisa membantu Anda membuat keputusan strategis sebelum melakukan ekspansi bisnis.