Mencegah Kebocoran di Perusahaan Distribusi

Saya mempunyai banyak cerita bagaimana sebuah perusahaan distribusi mengalami kerugian dari puluhan juta hingga milyardan akibat kecurangan yang dilakukan oleh karyawan internal mereka.

Beberapa modus operandi yang pernah saya jumpai, antara lain:

1. Buku bank masih dicatat secara manual. Akibatnya adalah: saat terjadi collection, admin harus mencatat 2 kali: 1 di buku manual, 1 lagi di sistem (kebetulan mereka pakai FINA). Apa yang terjadi adalah: si Admin yang tidak jujur ini saat menerima uang dari customer, misalkan: 5, 5 juta, dia akan mencatat di FINA 5,5 juta. Namun di buku manualnya akan dicatat 5 juta saja. Uang 500 ribu-nya dimasukkan ke kantong sendiri. Secara sistem, piutangnya sudah lunas. Namun karena Buku Bank di FINA tidak pernah dicocokkan dengan saldo bank, maka kecurangan ini terlambat dideteksi.
2. Kasus yang lain yang pernah saya temui adalah: setting level harga di master pelanggan ada yang belum diisi. Hal ini mengakibatkan harga jual di Sales Order (SO) muncul dengan harga 0. Hal ini menyebabkan Faktur penjualannya tidak menambah piutang, namun akan memotong stok dengan benar. Dengan bekerja sama dengan salesman, maka barang ini dijual tanpa dilaporkan ke perusahaan. Secara stok dan piutang selalu akan cocok. Hal ini berjalan cukup lama sampai sang owner memeriksa laba kotor per produk. Diketahui bahwa ada beberapa produk yang laba kotornya negatif alias merugi. 
3. Kasus terakhir yang saya dengar adalah sebuah perusahaan distributor minuman mengalami kerugian milyardan ditipu karyawannya karena bagian operasionalnya masih menggunakan sistem manual sedangkan bagian accounting-nya menggunakan software Accurate. Karena bagian operasional tidak terintegrasi dengan bagian accounting, maka admin dengan mudah memanipulasi laporan yang diteruskan ke bagian accounting sehingga saat barang dijual di bawah tangan, transaksi tersebut tidak tercatat di sistem.

Masih ada banyak lagi cerita yang bisa disampaikan. Ini adalah realita yang harus dihadapi oleh sebuah perusahaan distribusi. Bagi perusahaan distribusi yang mengandalkan volume yang besar namun margin kecil, kebocoran-kebocoran seperti ini sangat merugikan sekali.

Lalu apa solusinya? 

Mari kita lihat celah apa saja yang bisa dimanfaatkan oleh karyawan untuk menipu perusahaannya berikut solusi yang bisa dilakukan. 

1. Harga jual dimainkan. Kalau barang A dijual 1000, admin akan buat dulu dengan angka 1000. Setelah dicetak, dia akan edit lagi diganti dengan harga yang lebih kecil, atau dibuat faktur fiktif. Celah ini bisa ditutup dengan cara menggunakan sistem yang bisa mencegah admin mengganti harga jual dan mengedit transaksi yang sudah masuk. Jumlah pencetakan faktur juga harus dibatasi.
2. Data pelanggan tidak diisi dengan lengkap atau diisi dengan salah sehingga harga jualnya keliru. Solusinya adalah: Gunakan pengecekan field-field tertentu harus ada isinya. Bila tidak diisi, data pelanggan tidak boleh disimpan. Lakukan otorisasi untuk semau pelanggan yang baru diinput ke dalam sistem.
3. Stok dijual namun tidak dilaporkan. Celah ini bisa ditutup dengan cara secara rutin melakukan stock opname. Umumnya perusahaan distribusi mengeluhkan bahwa sulit untuk melakukan stock opname karena barang mereka banyak sekali. Ada perusahaan distribusi oli terkemuka di Indonesia yang membagikan tips menghadapi tantangan tersebut. Mereka melakukan Stock opname setiap hari. Ya, betul. Setiap hari. Tapi setiap hari mereka hanya menghitung 5 item saja. Jadi tidak akan memakan waktu yang lama. Keesokan harinya akan stock opname lagi untuk 5 item yang berbeda. Tentu saja stock opname akan efektif mencegah kehilangan barang bila Anda mempunyai pencatatan stok yang realtime yang bisa dijadikan sebagai acuan/pembanding.
4. Piutang yang sudah berhasil di-collect, namun tidak dilaporkan. Mereka bisa memalsukan faktur asli untuk diserahkan ke pelanggan sehingga bagian keuangan tetap menyimpan faktur aslinya. Cara seperti ini membutuhkan bagian finance secara rutin menghubungi (baca: menagih) pelanggan yang mempunyai umur piutang yang sudah jatuh tempo. Untuk bisa mengetahui umur piutang, lagi-lagi Anda membutuhkan sistem yang bisa melaporkan umur piutang Anda secara real time. Bila ada piutang yang sudah jatuh tempo namun belum dibayar, Finance Anda sudah diwajibkan untuk menagih ke outlet tersebut.
5. Order palsu. Outlet tidak pernah order item tersebut, namun salesman membuat order ke outlet tersebut. Realitanya, order dijual oleh salesman ke tempat lain. Cari ini juga bisa dengan mudah ditangkap dengan poin 3 di atas. Bentuk tim penagih yang tugasnya hanya menghubungi outlet yang piutangnya sudah jatuh tempo. Bila outlet tersebut tidak pernah order, maka kasus ini akan ketahuan saat ditagih.
6. Membuat faktur palsu. Kasus ini sama seperti poin 2. Selain rutin melakukan stock opname, Anda juga bisa mencetak Faktur dari sistem. Bila nota penjualan masih dibuat secara manual tulis tangan, tentu akan sangat mudah bagi salesman untuk memalsukan nota penjualan.
7. Piutang sudah dilunasi di sistem, namun uang tidak disetor. Kalau yang ini mudah sekali ketahuannya. Selalu lakukan bank reconcile setiap hari. Jadi saldo bank harus selalu cocok dengan saldo di sistem. Bila tidak cocok, berarti transaksi belum diisi atau ada manipulasi yang terjadi.

Mungkin masih ada banyak lagi celah yang bisa dimanfaatkan. Namun untuk mempersempit peluang untuk melakukan kecurangan di perusahaan distribusi, berikut tips yang bisa saya berikan:

1. Miliki software operasional yang terintegrasi dengan accounting. Mulai dari order masuk, pembuatan surat jalan, faktur, penagihan, stok hingga ke accounting. Untuk bisa melakukan itu semua di 1 software, tentu saja Anda harus memilih software yang memang dirancang untuk perusahaan distribusi dan terintegrasi secara realtime dengan accounting.
2. Secara rutin, bahkan setiap hari, mempunyai check list/laporan harian yang selalu dipantau. Laporan yang harus rutin dicek adalah:
1. Penjualan 
2. Stok
3. Bank
4. Piutang
3. Gunakan karyawan yang jujur. Dari pengalaman saya, kejujuran tidak memandang ras, agama, suku atau gender tertentu. Sistem sebaik apa pun, bila yang menjalankan sistem itu sudah tidak beritikad baik, pasti akan ditemukan celah yang bisa dimanfaatkan.
4. Miliki SOP yang jelas. Termasuk di dalamnya reward dan punishment yang jelas dan tegas. Kalau di perusahaan saya, siapa pun yang melakukan korupsi, sekecil apa pun, siapa pun dia, pasti akan dipecat.
5. Miliki value perusahaan yang jelas yang selalu dipegang dan dijalani oleh setiap karyawan dan direksi, terutama value tentang kejujuran. Akan sulit bagi Anda sebagai pemilik perusahaan untuk meminta karyawan Anda untuk jujur namun Anda sendiri tidak jujur. Anda harus jujur dalam, misalkan, membayar pajak. Anda juga harus jujur kepada karyawan Anda sehingga mereka mempunyai contoh yang bisa mereka teladani.

Demikian sharing saya. Semoga bermanfaat bagi Anda pemilik perusahaan distribusi.